Elektronisk fakturabearbetning

Registrering av e-faktura

Genom att skicka din faktura som PDF sparar du inte bara kostnader, utan du överför även uppgifterna snabbare. Dessutom hjälper du oss att optimera bearbetningen av dina fakturor.

Kvaliteten på din faktura är grunden för vår fakturahanteringsprocess, i synnerhet för att säkerställa att fakturabeloppet betalas enligt avtal.

Krav på processen för e-faktura

• Du är skyldig att arkivera de fakturor som skickats till oss hos dig (lagstiftning).
• Använd endast det tillåtna fakturaformatet.
  • PDF-dokument som e-postbilaga.
  • I ett PDF-dokument får endast en faktura ingå.
• Ange en kontaktperson för e-faktureringen hos dig.
• Ange en eller flera, helst centrala och ej personliga e-postadresser från vilka du skickar fakturorna till oss (fakturor som skickas via andra e-postadresser kan inte bearbetas).
• Det korrekta Phoenix Contact-beställningsnumret ska anges på fakturan.
• Via e-faktura accepterar vi inga fakturor som beräknar General Sales Tax och andra transaktionsrelaterade skatter som inte utgör tysk moms.
• Överensstämmelse med nationella rättsliga ramar för att skicka elektroniska fakturor.

Krav på PDF-försändelse

Förutom de allmänna kvalitetsstandarderna finns följande krav när du skapar och skickar PDF-filer.

Skapa dokument

Skicka inga skannade kvitton. Skapa PDF-filen direkt från det ursprungliga programmet (ERP, Excel, Word) med hjälp av utskriftsfunktionen.

Filbestämmelser

• Filtyp: Endast okrypterade dokument med filsuffixet .pdf accepteras och bearbetas.
• Filnamn: inga specialtecken (\ / : * ? „ < > |)
• Filstorlek: max. 50 MByte per PDF-fil

E-postbestämmelser vid skickande av faktura

• Om fakturor/rättelse av fakturor inte skickas till korrekt fakturamottagningsadress (se bilaga nedan) kommer din faktura att markeras som ej mottagen och kommer inte att behandlas.
• Skicka endast fakturor/rättelser av fakturor till de adresser som Phoenix Contact tillhandahåller för detta ändamål.
• Endast de bolag som nämns i fakturamottagningsfilen från Phoenix Contact kan ta emot fakturor elektroniskt.
• Per e-postmeddelande kan maximalt 50 PDF-dokument med olika filnamn bearbetas.

Nedan ser du adresserna för Phoenix Contact:s fakturamottagare och samtyckesbrevet för PDF-försändelser.

Nästa steg

1. Skicka oss ett e-postmeddelande till purchase@phoenixcontact.com med följande uppgifter:
   • Din kontaktperson för e-fakturor samt berörd avdelning
   • Ditt företag och tillhörande adress
   • Ditt eventuella leverantörsnummer
   • Ange en eller flera e-postadresser (helst centrala och ej personliga) som fakturorna skickas till oss från (fakturaavsändaradresser)
   • E-postmeddelandets ämne: ”Deltagande i e-fakturering – leverantörsnamn/-nummer”
2. Ladda ner Phoenix Contact:s fakturamottagningsadresser
3. Ladda ner och arkivera Phoenix Contact:s samtyckesbrev
4. 24 timmar efter att ditt e-postmeddelande har skickats kan du skicka oss dina PDF-fakturor till Phoenix Contact:s fakturamottagningsadresser (se nedladdningsdokumenten).

Viktigt: Du får inget separat e-postmeddelande efter aktiveringen. Det är bara att börja!

Ja, jag vill delta i e-faktureringen