Elektronisk fakturabehandling
E-Billing-registrering
Med overføring av fakturaen din som PDF sikrer du, i tillegg til å redusere kostnader, også en raskere overføring av dataene. Videre hjelper du oss med å optimalisere behandlingen av fakturaene dine.
Kvaliteten på fakturaen din er utgangspunktet for prosessen der vi skal behandle fakturaen, spesielt med hensyn til overføring av fakturabeløpet i henhold til avtale.
Krav til E-Billing-metode
- Forpliktelse til å arkivere fakturaer vi mottar, hos seg (lovbestemmelse).
- Kun bruk av godkjent fakturaformat.
- PDF-dokument som e-postvedlegg.
- Hvert PDF-dokument skal inneholde kun én faktura.
- Angivelse av en kontaktperson for E-Billing-prosedyre i din bedrift.
- Angivelse av en eller flere, helst sentrale og ikke-persontilordnede e-postadresser som du sender fakturaene dine til oss fra (fakturaer som sendes via andre e-postadresser, kan ikke behandles.)
- Korrekt bestillingsnummer fra Phoenix Contact er angitt på utstedt faktura.
- Via E-Billing aksepterer vi ingen fakturaer som beregner General Sales Tax og annen transaksjonsrelatert skatt som ikke tilsvarer tysk omsetningsavgift.
- Overholdelse av nasjonale rettslige rammebetingelser for forsendelse av elektroniske fakturaer.
Krav til PDF-forsendelse
I tillegg til de generelle kvalitetsstandardene foreligger følgende krav til generering og forsendelse av PDF-filer.
Generering av dokumenter
Send ingen skannede bilag. Generer PDF-filen direkte fra kildeprogrammet (ERP, Excel, Word ...) via utskriftsfunksjonen.
Filkonvensjoner
- Filtype: Kun dokumenter uten kryptering og med suffiks .pdf vil bli akseptert og behandlet.
- Filnavn: Ingen spesialtegn (\ / : * ? „ < > |)
- Filstørrelse: Maksimalt 50 MB pr. PDF-fil
E-postkonvensjoner fakturaforsendelse
- Hvis fakturaer/fakturakorrigeringer ikke sendes til gjeldende adresse for fakturamottaker (se vedlegg nedenfor), vil fakturaen din bli avmerket som ikke mottatt og den vil ikke bli behandlet.
- Send kun fakturaer/fakturakorrigeringer til adressene for fakturamottakere hos Phoenix Contact for dette formålet.
- Kun bedrifter som er angitt i Phoenix Contact sin fil med fakturamottakere, vil kunne motta fakturaer elektronisk.
- Pr. e-post kan maksimalt 50 PDF-dokumenter med ulike filnavn behandles.
Nedenfor finner du adressene til fakturamottakere hos Phoenix Contact og samtykkeskrivet for PDF-forsendelse.
Neste trinn
- Send oss en e-post: purchase@phoenixcontact.com med følgende informasjon:
- Din kontaktperson rundt E-Billing samt tilhørende avdeling
- Forretningens firmanavn og adresse
- Ditt leverandørnummer (hvis tilgjengelig)
- Angivelse av en eller flere e-postadresser (mest mulig sentralt og ikke personbundet) som du sender fakturaene til oss fra (adresser for fakturaavsendere).
- Emne e-post: "Deltakelse i E-Billing-metode – leverandørnavn/-nummer"
- Nedlasting av adresser for fakturamottakere hos Phoenix Contact
- Nedlasting og arkivering av samtykkeskriv fra Phoenix Contact
- Du kan sende PDF-fakturaene dine 24 timer etter at du har sendt e-posten din, til Phoenix Contact-adressene for fakturamottakere (se nedlastingsdokumenter).
Viktig: Etter aktiveringen vil du ikke motta en egen e-postmelding. Det er bare å starte opp!