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電子請求書処理

PDF形式での請求書処理

E-billingのご登録

当社に請求書をPDFでお送りいただくことで、コスト削減できるだけでなく、データ伝送の迅速化を実現することができます。さらに、これにより当社がお客様の請求書の処理を最適化するのに役立ちます。

請求書の品質は、当社の請求書処理手続きの鍵であり、合意済みの条件に従って請求金額の支払いを確実にするために特に重要です。

請求書品質要件

e-billing処理の要件

  • 法により、当社は送信された請求書のアーカイブを義務付けられています。
  • 必ず許可された請求書形式を使用してください。
    • PDFドキュメントはメールに添付してください。
    • PDFドキュメントに含めることができる請求書は1つのみです。
  • お客様の企業のe-billing処理ご担当者をご指定ください。
  • 請求書を当社に送信する際の1つまたは複数の電子メールアドレス（一元管理された、個人用ではないアドレスが望ましい）を指定します（その他の電子メールアドレスから送信された請求書は、その後の処理が行えません）。
  • 正しいフエニックス・コンタクトの製品番号を、送信する請求書に記載する必要があります。
  • ドイツの消費税以外の一般消費税およびその他の取引関連税が課されるe-billingによる請求書はお受けできません。
  • 電子請求書送信に関する国内の法的枠組みに準拠するようにしてください。

PDF提出のための要件

一般的な品質規格に加えて、PDFファイルの作成および送信に関する次の要件が適用されます。

ドキュメント作成

スキャンしたドキュメントは送信しないでください。印刷機能を使用して、ソースプログラム（ERP、Excel、Wordなど）から直接PDFファイルを作成する必要があります。

ファイルの変換

  • ファイルタイプ：拡張子が.pdfの非暗号化ドキュメントのみ受け付け、処理されます。
  • ファイル名：次の特殊文字を含めないこと(\ / : * ? " < > |)
  • ファイルサイズ：PDFファイルあたり最大50 MB

請求書提出に関する電子メール規約

  • 請求書または請求書の訂正が、請求書送付先の適切なアドレス（下記の添付を参照）に送信されない場合、請求書は未受領とされ、処理が行われません。
  • 請求書または請求書の訂正は、この目的で提供されたフエニックス・コンタクトの請求書送付先のみに送信してください。
  • フエニックス・コンタクトの請求書送付先ファイルに記載された企業のみが、電子請求書を受信することができます。
  • 1通のメールにつき、ファイル名の異なるPDFドキュメントを最大50個まで処理することができます。

以下に、フエニックス・コンタクトの請求書送付先のアドレスと、PDF送付の承認レターを掲載します。

次のステップ

  1. メールは以下のアドレスに送信してください。 [purchase@phoenixcontact.com](mailto:purchase@phoenixcontact.com?subject=Participation%20in%20the%20e-billing%20procedure%20-%20Supplier%20name%2Fnumber&body=Dear%20Sir%20or%20Madam%2C%0A%0AI%20would%20like%20to%20participate%20in%20the%20e-billing%20process.%20Here%20you%20will%20find%20the%20necessary%20information%3A%0A%0A%20-%20Contact%20person%20as%20well%20as%20associated%20department%3A%0A%20-%20Company%20name%20and%20address%20of%20the%20registered%20office%3A%0A%20-%20Supplier%20number%20if%20available%3A%0A%20-%20Invoice%20sender%20address(es)%20(e-mail)%3A%0A%0AYours%20sincerely%2C "purchase@phoenixcontact.com")に次の情報を添えてください。
    • e-billingの件に関するご担当者および関連部門
    • 企業名と事業所の住所
    • サプライヤ番号（該当する場合）
    • 請求書を当社に送信する際の1つまたは複数の電子メールアドレス（一元管理された、個人用ではないアドレスが望ましい）を指定（請求書送信者アドレス）
    • メールの件名：「Participation in the e-billing process – supplier name/number（e-billing手続きへの参加 – サプライヤ名/番号）」
  2. フエニックス・コンタクトの請求書送付先アドレスのダウンロード
  3. フエニックス・コンタクトの承認レターをダウンロードしてアーカイブ
  4. 当社にメールを送信してから24時間後に、フェニックス・コンタクトの請求書送付先アドレス（ダウンロード資料参照）に請求書をメールで送信することが可能になります。

重要：アクティベーション後に別のメールを受信することはありません。そのまま作業を続け、請求書を提出してください。

[はい、e-billingプロセスに参加します](mailto:purchase@phoenixcontact.com?subject=Participation%20in%20the%20e-billing%20procedure%20-%20Supplier%20name%2Fnumber&body=Dear%20Sir%20or%20Madam%2C%0A%0AI%20would%20like%20to%20participate%20in%20the%20e-billing%20process.%20Here%20you%20will%20find%20the%20necessary%20information%3A%0A%0A%20-%20Contact%20person%20as%20well%20as%20associated%20department%3A%0A%20-%20Company%20name%20and%20address%20of%20the%20registered%20office%3A%0A%20-%20Supplier%20number%20if%20available%3A%0A%20-%20Invoice%20sender%20address(es)%20(email)%3A%0A%0AYours%20sincerely%2C "purchase@phoenixcontact.com")