Elektronické zpracování faktur
Registrace elektronické fakturace
Přenosem své faktury do formátu PDF si kromě úspory nákladů zajistíte také rychlejší přenos dat. Navíc nás podpoříte při optimalizaci zpracování vašich faktur.
Kvalita vašich faktur je základem pro náš proces zpracování faktur, aby byla zaručena zejména úhrada fakturované částky v souladu se smlouvou.
Požadavky na proces elektronické fakturace
- Máte povinnost archivovat u sebe faktury, které nám byly doručeny (legislativa).
- Používejte výhradně schválený formát faktury.
- Dokument PDF zašlete jako přílohu e-mailu.
- Jeden dokument PDF smí obsahovat pouze jednu fakturu.
- Uveďte kontaktní osobu pro proces elektronické fakturace ve vaší společnosti.
- Uveďte jednu nebo několik pokud možno centrálních a neosobních e-mailových adres, ze kterých nám zasíláte faktury (faktury, které budou zaslány z jiných e-mailových adres, nebudou dále zpracovávány).
- Na vystavené faktuře uveďte správné číslo objednávky Phoenix Contact.
- Prostřednictvím elektronické fakturace neakceptujeme faktury, na kterých jsou vypočítávány General Sales Tax a jiné daně související s transakcemi, které nepředstavují německou daň z přidané hodnoty.
- Dodržujte národní právní rámcové podmínky pro zasílání elektronických faktur.
Požadavky na odesílání souborů PDF
Kromě obecných standardů kvality existují následující požadavky na vytváření a odesílání souborů PDF.
Vytvoření dokumentu
Nezasílejte prosím naskenované doklady. Soubor PDF musí být vytvořen přímo ze zdrojového programu (ERP, Excel, Word ...) pomocí funkce tisku.
Konvence souborů
- Typ souboru: Akceptovány a zpracovány budou pouze nešifrované dokumenty s příponou .pdf.
- Název souboru: Nesmí obsahovat speciální znaky (\ / : * ? „ < > |)
- Velikost souboru: Maximálně 50 Mb na jeden soubor PDF
Konvence pro odesílání faktur e-mailem
- Pokud nebudou faktury / opravy faktur zaslány na správnou adresu příjemce faktur (viz příloha níže), bude vaše faktura označena jako nepřijatá a nebude zpracována.
- Zasílejte prosím faktury / opravy faktur výhradně na adresy příjemců faktur společnosti Phoenix Contact k tomu určené.
- Faktury mohou elektronicky přijímat pouze společnosti uvedené v souboru příjemců faktur společnosti Phoenix Contact.
- Na jeden e-mail lze zpracovat maximálně 50 dokumentů PDF s různými názvy souborů.
V následující části najdete adresy příjemců faktur společnosti Phoenix Contact a schvalovací dopis pro odeslání souborů PDF.
Další kroky
- Pošlete nám e-mail na adresu purchase@phoenixcontact.com s následujícími informacemi:
- Vaše kontaktní osoba pro zasílání elektronické fakturace a příslušné oddělení
- Název společnosti a adresa sídla vaší obchodní organizace
- Vaše číslo dodavatele (pokud existuje)
- Jedna nebo několik e-mailových adres (pokud možno centrálních a neosobních), ze kterých nám zasíláte faktury (adresy odesilatelů faktur)
- Předmět e-mailu: „Účast na procesu elektronické fakturace – jméno/číslo dodavatele“
- Stáhněte si adresy příjemců faktur společnosti Phoenix Contact
- Stáhněte si a archivujte schvalovací dopis společnosti Phoenix Contact
- Své faktury ve formátu PDF můžete zasílat na adresy příjemců faktur společnosti Phoenix Contact 24 hodin po odeslání svého e-mailu na naši adresu (viz dokumenty ke stažení).
Důležité: Po aktivaci neobdržíte žádný samostatný e-mail. Jednoduše začněte!