전자 송장 처리
전자 청구 등록
PDF 포맷으로 송장을 보내면 비용이 절약될 뿐만 아니라 더 빠른 데이터 전송이 가능합니다. 또한 피닉스컨택트의 송장 처리를 최적화하는 데 도움이 됩니다.
송장의 품질은 송장 처리 절차의 핵심이며 합의된 조건에 따른 송장 금액의 지불을 보장하는 데 특히 중요합니다.
전자 청구 프로세스에 대한 요구 사항
- 피닉스컨택트는 법률에 따라 피닉스컨택트에 제출된 송장을 보관해야 합니다.
- 허용된 송장 포맷만 사용합니다.
- PDF 문서를 이메일 첨부 파일로 보냅니다.
- PDF 문서당 하나의 송장만 포함할 수 있습니다.
- 회사의 전자 청구 프로세스 담당자를 지정합니다.
- 송장을 피닉스컨택트로 보내는 데 사용할 하나 이상의 이메일 주소(개인용이 아닌 회사 메일 권장)를 지정합니다(다른 이메일 주소를 사용해 전송된 송장은 처리할 수 없음).
- 제출된 송장에 정확한 피닉스컨택트 주문 번호가 표시되어 있어야 합니다.
- 독일 판매세 이외의 일반 판매세 및 기타 거래 관련 세금이 부과되는 전자 청구를 통한 송장은 접수되지 않습니다.
- 전자 송장 전송을 위한 위한 국내 법률 체계를 준수해야 합니다.
PDF 제출을 위한 요구 사항
일반 품질 표준 외에도 PDF 파일 생성 및 제출에 대한 다음 요구 사항이 적용됩니다.
문서 생성
스캔한 문서를 보내지 마십시오. 인쇄 기능을 사용하여 원본 프로그램(ERP, Excel, Word 등)에서 직접 PDF 파일을 만들어야 합니다.
파일 변환
- 파일 형식: 파일 확장자가 .pdf인 암호화되지 않은 문서만 허용 및 처리됩니다.
- 파일 이름: 특수 문자 사용 금지(\ / : * ? " < > |)
- 파일 크기: PDF 파일당 최대 50 MB
송장 제출을 위한 이메일 규칙
- 송장 / 송장 수정본이 해당 송장 수신자 주소(아래 첨부 참조)로 발송되지 않은 경우 송장은 미수령으로 표시되고 처리되지 않습니다.
- 송장 / 송장 수정본은 이러한 용도를 위해 제공된 피닉스컨택트 송장 수신자 주소로만 보내주십시오.
- 피닉스컨택트 송장 수신자 파일에 포함된 회사만 송장을 전자적으로 받을 수 있습니다.
- 이메일당 파일 이름이 다른 최대 50개의 PDF 문서를 처리할 수 있습니다.
아래에서 PDF 전송을 위한 피닉스컨택트의 송장 수신자 주소와 승인서를 확인할 수 있습니다.
다음 단계
- 이메일을 다음 정보와 함께 purchase@phoenixcontact.com으로 보내십시오.
- 전자 청구 관련 담당자 및 관련 부서
- 회사 이름 및 사업장 주소
- 공급업체 번호(있는 경우)
- 피닉스컨택트에 송장을 보내는 데 사용할 하나 이상의 이메일 주소(개인용이 아닌 회사 메일 권장) 지정(송장 발신인 주소)
- 이메일 제목: "전자 청구 프로세스에 참여 - 공급업체 이름/번호"
- 피닉스컨택트 송장 수신자 주소 다운로드
- 피닉스컨택트 승인서 다운로드 및 보관
- 이메일을 보내고 24시간 후에 피닉스컨택트 송장 수신자 주소로 송장을 이메일로 제출할 수 있습니다(다운로드 문서 참조).
중요: 활성화 후에는 별도의 이메일이 전송되지 않습니다. 송장을 제출하기만 하면 됩니다.