Sähköinen laskunkäsittely

E-laskutuksen rekisteröinti

Kun siirrät laskun PDF-muotoon, kustannussäästöjen lisäksi varmistat myös tietojen nopeamman siirtymisen. Lisäksi autat meitä optimoimaan laskujesi käsittelyä.

Laskusi laatu on perustana laskun käsittelylle. Sillä varmistetaan erityisesti laskun summan maksaminen maksuehdon mukaisesti.

E-laskutusmenettelyä koskevat vaatimukset

• Velvollisuus arkistoida meille lähetetyt laskut (lainsäädäntö).
• Käytettävä ainoastaan sallittua laskuformaattia.
  • PDF-asiakirja sähköpostin liitteenä.
  • PDF-asiakirja saa sisältää vain yhden laskun.
• Yrityksesi yhteyshenkilön tai e-laskutuksen yhteyshenkilön tiedot.
• Vähintään yksi sähköpostiosoite (mieluiten yleinen ja ei henkilöön sidottu), josta lähetät meille laskuja (muista sähköpostiosoitteista lähetettyjä laskuja ei voida käsitellä).
• Laaditussa laskussa lukee oikea Phoenix Contactin tilausnumero.
• Emme hyväksy e-laskutuksen kautta laskuja, joissa laskutetaan General Sales Tax -vero tai muita tapahtumaan liittyviä veroja, jotka eivät ole Saksan liikevaihtoveroa.
• Lasku on sähköisten laskujen lähettämistä koskevien kansallisten lakisääteisten säännösten mukainen.

PDF-lähetykselle asetetut vaatimukset

Yleisten laatuvaatimusten lisäksi PDF-tiedostojen laatimista ja lähettämistä koskevat seuraavat vaatimukset.

Asiakirjan laatiminen

Älä lähetä skannattuja tositteita. PDF-tiedoston voi luoda suoraan lähdeohjelmasta (ERP, Excel, Word) tulostustoiminnolla.

Tiedostokäytännöt

• Tiedostotyyppi: vain salaamattomat asiakirjat, joiden tiedostopääte on .pdf, hyväksytään ja käsitellään.
• Tiedostonimi: ei erikoismerkkejä (\ / : * ? „ < > |)
• Tiedoston koko: enintään 50 Mt PDF-tiedostoa kohti

Sähköpostikäytännöt, laskujen lähetys

• Jos laskua tai korjauslaskua ei lähetetä oikeaan laskun vastaanottajan osoitteeseen (katso liite jäljempänä), lasku merkitään ei-vastaanotetuksi eikä sitä käsitellä.
• Lähetä laskut tai korjauslaskut yksinomaan niille tarkoitettuihin laskujen vastaanottajien osoitteisiin Phoenix Contactilla.
• Vain Phoenix Contactin laskujen vastaanottajatiedostossa mainitut yritykset voivat ottaa vastaan laskuja sähköisesti.
• Yhtä sähköpostiviestiä kohti voidaan käsitellä enintään 50 PDF-asiakirjaa, joilla on eri tiedostonimet.

Jäljempänä ovat laskujen vastaanottajan osoitteet Phoenix Contactilla sekä suostumuskirje PDF-lähetystä varten.

Seuraavat vaiheet

1. Lähetä sähköpostia osoitteeseen purchase@phoenixcontact.com varustettuna seuraavilla tiedoilla:
   • Yhteyshenkilönne tai E-laskutuksen yhteyshenkilönne ja asianomainen osasto
   • Yrityksen nimi ja toimipaikkanne osoite
   • Toimittajanumeronne (jos olemassa)
   • Yksi tai useampi sähköpostiosoite (mieluiten yleinen eikä henkilöön sidottu), josta laskut lähetetään meille (laskun lähettäjän osoitteet)
   • Sähköpostin aihe: "Osallistuminen e-laskutusmenettelyyn – tavarantoimittajan nimi/numero
2. Phoenix Contactin laskujen vastaanottajan osoitteiden lataus
3. Phoenix Contactin suostumuskirjeen lataus ja arkistointi
4. Voit lähettää PDF-laskusi 24 tuntia sähköpostisi lähettämisen jälkeen meille Phoenix Contactin laskujen vastaanottajan osoitteisiin (katso ladattavat asiakirjat).

Tärkeää: Et saa käyttöönoton jälkeen erillistä sähköpostiviestiä. Aloita!

Kyllä, haluan ottaa e-laskutuksen käyttöön