Prelucrarea electronică a facturilor
Înregistrare pentru facturare electronică
Prin transmiterea facturii dumneavoastră sub formă de fișier PDF asigurați reducerea costurilor și o transmitere rapidă a datelor. Astfel, ne ajutați la optimizarea prelucrării facturilor dumneavoastră.
Calitatea reprezintă baza procesului nostru de procesare a facturilor, în special pentru a ne asigura că suma facturată este plătită în conformitate cu contractul.
Cerințe privind procesul de facturare electronică
- Obligația de a arhiva facturile trimise către noi (legislație).
- Sunt utilizate exclusiv formatele de factură aprobate.
- Document PDF ca atașament pentru e-mail.
- Un PDF poate conține o singură factură.
- Specificarea unei persoane de contact pentru procesul de facturare electronică în întreprinderea ta.
- Specificarea uneia sau mai multor adrese de e-mail, dacă este posibil centralizate și nu aferente unei persoane, de pe care sunt trimise facturi (facturile care sunt trimise folosind alte adrese de e-mail nu pot fi prelucrate).
- Numărul de comandă Phoenix Contact corect este specificat pe factură.
- Nu acceptăm nicio factură pentru prelucrarea prin facturare electronică, atunci când aceasta conține TVA și alte impozite aferente tranzacțiilor care nu sunt în conformitate cu TVA-ul german.
- Respectarea condițiilor cadrului juridic național pentru trimiterea facturilor electronice.
Cerințe privind trimiterea de fișiere PDF
Pe lângă standardele de calitate generale, există și următoarele cerințe privind crearea și trimiterea fișierelor PDF.
Crearea documentelor
Te rugăm să nu trimiți documente scanate. Fișierul PDF trebuie să fie creat direct din programul sursă (ERP, Excel, Word) prin funcția de imprimare.
Convenții pentru fișier
- Tip de fișier: sunt acceptate și prelucrate doar documente fără codare, cu terminația de fișier .pdf.
- Numele fișierului: nu trebuie să conțină caractere speciale (\ / : * ? „ < > |)
- Mărimea fișierului: maxim 50 MB per fișier PDF
Convenții de e-mail pentru trimiterea facturii
- În cazul în care facturile/corecturile de facturi nu sunt trimise la adresa de destinatar de factură (vezi anexa de mai jos), factura ta este marcată ca nefiind primită și nu este prelucrată.
- Trimite doar facturi/corecturi de facturi la adresele specificate pentru destinatar de factură Phoenix Contact.
- Doar societățile specificate în fișierul cu destinatari de facturi de la Phoenix Contact pot primi facturi electronice.
- Pot fi prelucrate maxim 50 de documente PDF cu diferite denumiri de fișiere per e-mail.
În secțiunea următoare poți găsi adresele destinatarilor de facturi de la Phoenix Contact și acordul pentru trimiterea de fișiere PDF.
Următoarea etapă
- Trimite-ne un e-mail la purchase@phoenixcontact.com cu următoarele informații:
- Persoana ta de contact pentru facturare electronică și departamentul aferent
- Numele companiei și adresa sediului comercial
- Numărul tău de furnizor (dacă este disponibil)
- Specificarea uneia sau mai multor adrese de e-mail (dacă este posibil centralizate și nu aferente unei persoane) de pe care sunt trimise facturi (adrese pentru trimiterea facturilor)
- Subiectul e-mail-ului: „Participarea la procesul de facturare electronic – Nume/Număr de furnizor”
- Descărcarea adreselor de destinatar de factură Phoenix Contact
- Descărcarea și arhivarea aprobărilor Phoenix Contact
- La 24 de ore după trimiterea adresei tale de e-mail către noi, poți trimite facturile tale PDF către adresele de destinatar de factură Phoenix Contact (a se vedea documentele pentru descărcare).
Important: nu vei primi un e-mail separat după activare. Te rugăm să începi!
[Da, doresc să particip la procesul de facturare electronică](mailto:purchase@phoenixcontact.com?subject=Participation%20in%20the%20e-billing%20procedure%20-%20Supplier%20name%2Fnumber&body=Dear%20Sir%20or%20Madam%2C%0A%0AI%20would%20like%20to%20participate%20in%20the%20e-billing%20process.%20Here%20you%20will%20find%20the%20necessary%20information%3A%0A%0A%20-%20Contact%20person%20as%20well%20as%20associated%20department%3A%0A%20-%20Company%20name%20and%20address%20of%20the%20registered%20office%3A%0A%20-%20Supplier%20number%20if%20available%3A%0A%20-%20Invoice%20sender%20address(es)%20(e-mail)%3A%0A%0AYours%20sincerely%2C „purchase@phoenixcontact.com”)