Elektronisk fakturabearbejdning
E-Billing-registrering
Ved at overføre din faktura som PDF reducerer du ikke bare dine omkostninger, men sparer også tid ved dataoverførslen. Desuden støtter du også vores arbejde med at optimere bearbejdningen af dine fakturaer.
Kvaliteten af din faktura er grundlaget for vores fakturabehandlingsproces og skal især sikre, at fakturabeløbet betales som aftalt.
Krav i forbindelse med E-Billing-proceduren
- Forpligtelse til at arkivere de tilsendte fakturaer (lovgivning).
- Der anvendes udelukkende det tilladte fakturaformat.
- PDF-dokument som e-mail-vedhæng.
- Et PDF-dokument må kun indeholde en faktura.
- Angivelse af virksomhedens kontaktperson for E-Billing-proceduren.
- Angivelse af en eller flere, gerne centrale og ikke-personlige e-mailadresser, hvorfra du sender fakturaerne til os (fakturaer, som sendes via andre e-mailadresser, kan ikke bearbejdes).
- Det korrekte Phoenix Contact-ordrenummer skal fremgå af den pågældende faktura.
- Vi accepterer ikke fakturaer via E-Billing, hvorpå der beregnes General Sales Tax og andre transaktionsrelaterede afgifter, der ikke er tysk moms.
- Overholdelse af de nationale retlige rammebetingelser for forsendelse af elektroniske fakturaer.
Krav til PDF-forsendelse
Ud over de generelle kvalitetsstandarder stilles der følgende krav til oprettelse og forsendelse af PDF-filer.
Dokumentoprettelse
Venligst send ikke scannede kvitteringer. PDF-filen skal oprettes direkte i kildeprogrammet (ERP, Excel, Word el. lign.) via udskriftsfunktionen.
Filkonventioner
- Filtype: Der accepteres og bearbejdes kun ukrypterede dokumenter med filtypenavnet .pdf.
- Filnavn: Der må ikke anvendes specialtegn (\ / : * ? „ < > |)
- Filstørrelse: Maksimalt 50 MB for hver PDF-fil
E-mail-konventioner fakturaforsendelse
- Hvis fakturaer/fakturarettelser ikke sendes til den korrekte fakturamodtageradresse (se vedhæftet fil nedenfor), vil din faktura blive markeret som ikke modtaget og vil ikke blive behandlet.
- Send kun fakturaer/fakturarettelser til de angivne Phoenix Contact-fakturamodtageradresser.
- Kun virksomheder, som er nævnt i fakturamodtagerfilen fra Phoenix Contact, kan modtage elektroniske fakturaer.
- Der kan maksimalt bearbejdes 50 PDF-dokumenter med forskellige filnavne i hver e-mail.
Nedenfor kan du se adresserne på fakturamodtagere hos Phoenix Contact og godkendelsesbrevet vedr. PDF-forsendelse.
Næste skridt
- Send en e-mail til purchase@phoenixcontact.com med følgende oplysninger:
- Din kontaktperson, hvad angår E-Billing, samt den pågældende afdeling
- Firma og forretningsstedadresse
- Dit leverandørnummer (hvis til rådighed)
- Angivelse af en eller flere e-mailadresser (helst centrale og ikke bundet til enkeltpersoner), som fakturaerne sendes fra (fakturaafsenderadresser)
- E-mailens emne: "Deltagelse i E-Billing-proceduren – leverandørnavn/-nummer"
- Download af Phoenix Contact-fakturamodtageradresser
- Download og arkivering af Phoenix Contact-godkendelsesbrevet
- Du kan sende dine PDF-fakturaer 24 timer efter du har sendt e-mailen til os til Phoenix Contact-fakturamodtageradresserne (se Download-dokumenter).
Vigtigt: Du modtager ikke nogen separat e-mail efter aktivering. Gå endelig bare i gang!