Elektronikus számlafeldolgozás

E-számlázás regisztráció

PDF-formátumú számla küldésével a költségmegtakarítás mellett Ön a gyorsabb adatátvitelt is elérheti. Emellett támogat minket a számlafeldolgozás optimalizálásában.

Az Ön számlájának a minősége képezi a mi számlafeldolgozási eljárásunk alapját, amelynek egyik fő célja különösen a számla összegének szerződés szerinti kifizetése.

Az e-számlázási eljárással kapcsolatos követelmények

• A küldő köteles a nekünk megküldött számlákat archiválni (törvényi előírás).
• Kizárólag a megengedett számlaformátumot szabad használni.
  • PDF-dokumentum e-mail függelékeként.
  • Minden PDF fájl csak egyetlen számlát tartalmazhat.
• Az Önök cége e-számlázásért felelős kapcsolattartó személyének megadása.
• Egy vagy több, lehetőleg központi és nem személyes e-mail cím megadása, amelyről a számlákat nekünk küldik (az ettől eltérő e-mail címről küldött számlákat nem tudjuk feldolgozni).
• A kiállított számlán fel kell tüntetni a Phoenix Contact által megadott helyes rendelési számot.
• Az e-számlázás keretében nem fogadunk be olyan számlát, amely a német forgalmi adótól eltérő, általános értékesítési adót és hasonló, tranzakciókra vonatkozó adókat tartalmaz.
• Az elektronikus számlák megküldésére vonatkozó nemzeti jogi keretfeltételek betartása.

A PDF-küldés követelményei

Az általános minőségi szabványokon túl a PDF-fájlok előállításával és elküldésével kapcsolatban a következő követelményeket támasztjuk:

Dokumentum létrehozása

Kérjük, hogy ne küldjön beszkennelt bizonylatokat. A PDF-fájlt közvetlenül a forrásprogramban (ERP, Excel, Word) hozza létre a nyomtatási funkcióval.

Fájlokkal kapcsolatos szabályok

• Fájltípus: csak titkosítatlan, .pdf kiterjesztésű fájlokat tudunk elfogadni és feldolgozni.
• Fájlnév: nem tartalmazhat különleges karaktereket (\ / : * ? „ < > |)
• Fájlméret: PDF-fájlonként max. 50 MB

E-mailben küldött számlákkal kapcsolatos szabályok

• Ha a számlákat / javító számlákat nem a megfelelő számlafogadó címre küldi (lásd az alábbi függeléket), akkor a számla „nem beérkezett" megjelölést kap, és feldolgozása nem történik meg.
• A számlákat / javító számlákat kizárólag a Phoenix Contact erre kijelölt számlafogadó e-mail címeire küldje.
• A számlák elektronikus fogadására csak a Phoenix Contact által a számlafogadók adatállományában megnevezett társaságok jogosultak.
• E-mailenként legfeljebb 50, különböző fájlnevű PDF-dokumentum feldolgozása lehetséges.

A következőkben megtalálja a Phoenix Contact számlafogadó címeit és a PDF-küldés hozzájáruló nyilatkozatát.

A következő lépések

1. Küldjön nekünk e-mailt purchase@phoenixcontact.com a következő információkkal:
   • Az Ön kapcsolattartója az e-számlázással kapcsolatban, valamint a hozzá tartozó részleg
   • A cég neve és székhelyének címe
   • Az Ön szállítói száma (ha van)
   • Egy vagy több (lehetőleg központi és nem személyhez kötött) e-mail cím megadása, amelyekről Ön a számlákat küldi számunkra (számlafeladói címek)
   • Az e-mail tárgya: „Részvétel az e-számlázási eljárásban – szállító neve/száma“
2. Töltse le a Phoenix Contact számlafogadó címeit
3. Töltse le és archiválja a Phoenix Contact hozzájárulási nyilatkozatát
4. PDF-számláit az e-mailjének elküldése után 24 óra múlva már elküldheti a Phoenix Contact számlafogadási címeire (lásd a letölthető dokumentumokat).

Fontos: a jóváhagyásról nem kap külön e-mailt. Egyszerűen csak vágjon bele!

Igen, szeretnék részt venni az e-számlázási eljárásban