Elektronische factuurverwerking
E-factureringsregistratie
Door uw factuur als pdf-bestand te verzenden, zorgt u niet alleen voor een kostenbesparing, maar ook voor een snellere gegevensoverdracht. Bovendien helpt u ons bij het optimaliseren van de verwerking van uw facturen.
De kwaliteit van uw factuur vormt de basis voor ons factuurverwerkingsproces, met name om de contractuele betaling van het factuurbedrag te garanderen.
Vereisten aan de e-factureringsprocedure
- Verplichting om de ons toegezonden facturen te archiveren (wettelijke verplichting).
- Uitsluitend gebruik van het toegestane factuurformaat.
- Pdf-document als e-mailbijlage.
- Een pdf-document mag slechts één factuur bevatten.
- Vermelding van een contactpersoon voor de e-factureringsprocedure in uw bedrijf.
- Vermelding van één of meer, bij voorkeur centrale en niet-persoonsgebonden e-mailadressen van waaruit u de facturen aan ons verstuurt (facturen verzonden via andere e-mailadressen kunnen niet verder worden verwerkt).
- Op de opgemaakte factuur staat het juiste bestelnummer van Phoenix Contact .
- Wij accepteren geen facturen via e-facturering waarop een algemene omzetbelasting en andere transactiegerelateerde belastingen die geen Duitse btw zijn, in rekening worden gebracht.
- Naleving van nationale wettelijke randvoorwaarden voor verzending van elektronische facturen.
Vereisten aan de verzending van pdf-bestanden
Naast de algemene kwaliteitsnormen zijn er de volgende vereisten voor het opmaken en verzenden van pdf-bestanden.
Documenten opmaken
Stuur geen gescande documenten. Maak het pdf-bestand rechtstreeks vanuit het bronprogramma (ERP, Excel, Word) met behulp van de afdrukfunctie.
Bestandsconventies
- Bestandstype: Alleen niet-versleutelde documenten met de bestandsextensie .pdf worden geaccepteerd en verwerkt.
- Bestandsnaam: geen speciale tekens (\ / : * ? „ < > |)
- Bestandsgrootte: maximaal 50 MB per pdf-bestand
E-mailconventies factuurverzending
- Indien een factuur of een factuurcorrectie niet naar het juiste adres wordt verzonden (zie bijlage hieronder), wordt uw factuur als niet ontvangen gemarkeerd en niet verwerkt.
- Stuur facturen of factuurcorrecties alleen naar de daarvoor bestemde adressen van de factuurontvangers van Phoenix Contact.
- Alleen de bedrijven die zijn genoemd in het factuurontvangersbestand van Phoenix Contact kunnen facturen elektronisch ontvangen.
- Per e-mail kunnen maximaal 50 pdf-documenten met verschillende bestandsnamen worden verwerkt.
Hieronder vindt u de adressen van de factuurontvangers bij Phoenix Contact en de brief waarin toestemming wordt gegeven voor het verzenden van pdf-bestanden.
Volgende stappen
- Stuur ons een e-mail naar sales@phoenixcontact.be met de volgende informatie:
- Uw contactpersoon op het gebied van e-facturering en de bijbehorende afdeling
- Bedrijfsnaam en adres van uw vestiging
- Uw leveranciersnummer (indien beschikbaar)
- Vermelding van één of meer (bij voorkeur centrale en niet persoonsgebonden) e-mailadressen vanwaar u de facturen naar ons verzendt (factuurafzenderadressen)
- Onderwerp van de e-mail: "Deelname aan de e-factureringsprocedure - Naam/nummer van de leverancier"
- Downloaden van de Phoenix Contact-adressen van de factuurontvangers
- Downloaden en archiveren van de Phoenix Contact-toestemmingsbrief
- U kunt uw pdf-facturen 24 uur na verzending van uw e-mail naar ons verzenden naar de Phoenix Contact-adressen voor factuurontvangers (zie downloaddocumenten).