Вміст, який ви переглядаєте, створено спеціально для Україна. Переглянути вміст для Сполучені Штати | Вибрати іншу країну

Електронна обробка рахунків

Порядок оформлення рахунків-фактур у форматі PDF

Реєстрація в системі електронної обробки рахунків

Надсилаючи рахунок у форматі PDF, ви не лише заощаджуєте кошти, але й пришвидшуєте передачу даних. Крім того, ви допомагаєте нам оптимізувати обробку ваших рахунків-фактур.

Якість вашого рахунка-фактури — це основа нашого процесу обробки рахунків, який зокрема забезпечує оплату суми рахунка відповідно до договору.

Вимоги до процесу електронної обробки рахунків

  • Зобов’язання зберігати в себе архів надісланих нам рахунків (законодавча вимога).
  • Виключне використання дозволеного формату рахунка-фактури.
    • PDF-документ як додаток до електронного листа.
    • Один PDF-файл має містити лише один рахунок-фактуру.
  • Зазначення контактної особи з питань електронних рахунків у вашій компанії.
  • Зазначення однієї або декількох адрес електронної пошти, бажано центральних і неперсональних, із яких ви надсилаєте нам рахунки-фактури (рахунки, надіслані з інших адрес електронної пошти, не можуть бути оброблені).
  • У виставленому рахунку-фактурі має бути вказано правильний номер замовлення Phoenix Contact.
  • У системі електронної обробки рахунків ми не приймаємо рахунки-фактури, у яких нараховується загальний податок із продажів та інші операційні податки, крім німецького ПДВ.
  • Відповідність вимогам національного законодавства щодо надсилання електронних рахунків-фактур.

Вимоги до надсилання файлів PDF

На додачу до загальних стандартів якості існують такі вимоги до створення й надсилання PDF-файлів.

Створення документів

Не надсилайте скановані документи. PDF-файл має бути створено безпосередньо з вихідної програми (ERP, Excel, Word тощо) за допомогою функції друку.

Вимоги щодо файлів

  • Тип файлу: приймаються та обробляються тільки нешифровані документи з розширенням .pdf.
  • Ім’я файлу: не повинне містити спеціальні символи (\ / : * ? „ < > |)
  • Розмір файлу: не більш ніж 50 Мбайт на один PDF-файл

Вимоги щодо надсилання рахунків електронною поштою

  • У разі надсилання рахунка-фактури чи коригувань до нього не на відповідну адресу отримувача рахунка-фактури (див. додаток нижче), ваш рахунок-фактура буде позначено як неотриманий і його не буде оброблено.
  • Надсилайте рахунки-фактури або коригування до них тільки на зазначені адреси одержувачів рахунків-фактур у компанії Phoenix Contact.
  • Отримувати рахунки в електронному вигляді можуть тільки компанії, зазначені у файлі з переліком одержувачів рахунків компанії Phoenix Contact.
  • Обробити можна щонайбільше 50 PDF-документів із різними назвами файлів на один електронний лист.

Далі наведено адреси отримувачів рахунків у компанії Phoenix Contact, а також лист про згоду на надсилання файлів PDF.

Подальші кроки

  1. Надішліть нам електронного листа на адресу purchase@phoenixcontact.com із такою інформацією:
    • Ваша контактна особа з питань електронної обробки рахунків, а також відповідний відділ
    • Назва компанії та юридична адреса
    • Ваш номер постачальника (у разі наявності)
    • Зазначення однієї або декількох адрес електронної пошти (бажано центральних і неперсональних), із яких ви надсилаєте нам рахунки-фактури (адреси відправника рахунків)
    • Тема електронного листа: «Участь у процедурі електронної обробки рахунків — назва/номер постачальника»
  2. Завантаження адрес отримувачів рахунків у компанії Phoenix Contact
  3. Завантаження та архівування листа про згоду компанії Phoenix Contact
  4. Ви можете надсилати рахунки у форматі PDF на адреси одержувачів рахунків у компанії Phoenix Contact (див. Документи для завантаження) через 24 години після надсилання нам електронного листа.

Важливо: після активації додатковий електронний лист надіслано не буде. Просто починайте роботу!

Так, я хочу долучитися до електронної обробки рахунків