Електронна обробка рахунків
Реєстрація в системі електронної обробки рахунків
Надсилаючи рахунок у форматі PDF, ви не лише заощаджуєте кошти, але й пришвидшуєте передачу даних. Крім того, ви допомагаєте нам оптимізувати обробку ваших рахунків-фактур.
Якість вашого рахунка-фактури — це основа нашого процесу обробки рахунків, який зокрема забезпечує оплату суми рахунка відповідно до договору.
Вимоги до процесу електронної обробки рахунків
- Зобов’язання зберігати в себе архів надісланих нам рахунків (законодавча вимога).
- Виключне використання дозволеного формату рахунка-фактури.
- PDF-документ як додаток до електронного листа.
- Один PDF-файл має містити лише один рахунок-фактуру.
- Зазначення контактної особи з питань електронних рахунків у вашій компанії.
- Зазначення однієї або декількох адрес електронної пошти, бажано центральних і неперсональних, із яких ви надсилаєте нам рахунки-фактури (рахунки, надіслані з інших адрес електронної пошти, не можуть бути оброблені).
- У виставленому рахунку-фактурі має бути вказано правильний номер замовлення Phoenix Contact.
- У системі електронної обробки рахунків ми не приймаємо рахунки-фактури, у яких нараховується загальний податок із продажів та інші операційні податки, крім німецького ПДВ.
- Відповідність вимогам національного законодавства щодо надсилання електронних рахунків-фактур.
Вимоги до надсилання файлів PDF
На додачу до загальних стандартів якості існують такі вимоги до створення й надсилання PDF-файлів.
Створення документів
Не надсилайте скановані документи. PDF-файл має бути створено безпосередньо з вихідної програми (ERP, Excel, Word тощо) за допомогою функції друку.
Вимоги щодо файлів
- Тип файлу: приймаються та обробляються тільки нешифровані документи з розширенням .pdf.
- Ім’я файлу: не повинне містити спеціальні символи (\ / : * ? „ < > |)
- Розмір файлу: не більш ніж 50 Мбайт на один PDF-файл
Вимоги щодо надсилання рахунків електронною поштою
- У разі надсилання рахунка-фактури чи коригувань до нього не на відповідну адресу отримувача рахунка-фактури (див. додаток нижче), ваш рахунок-фактура буде позначено як неотриманий і його не буде оброблено.
- Надсилайте рахунки-фактури або коригування до них тільки на зазначені адреси одержувачів рахунків-фактур у компанії Phoenix Contact.
- Отримувати рахунки в електронному вигляді можуть тільки компанії, зазначені у файлі з переліком одержувачів рахунків компанії Phoenix Contact.
- Обробити можна щонайбільше 50 PDF-документів із різними назвами файлів на один електронний лист.
Далі наведено адреси отримувачів рахунків у компанії Phoenix Contact, а також лист про згоду на надсилання файлів PDF.
Подальші кроки
- Надішліть нам електронного листа на адресу purchase@phoenixcontact.com із такою інформацією:
- Ваша контактна особа з питань електронної обробки рахунків, а також відповідний відділ
- Назва компанії та юридична адреса
- Ваш номер постачальника (у разі наявності)
- Зазначення однієї або декількох адрес електронної пошти (бажано центральних і неперсональних), із яких ви надсилаєте нам рахунки-фактури (адреси відправника рахунків)
- Тема електронного листа: «Участь у процедурі електронної обробки рахунків — назва/номер постачальника»
- Завантаження адрес отримувачів рахунків у компанії Phoenix Contact
- Завантаження та архівування листа про згоду компанії Phoenix Contact
- Ви можете надсилати рахунки у форматі PDF на адреси одержувачів рахунків у компанії Phoenix Contact (див. Документи для завантаження) через 24 години після надсилання нам електронного листа.
Важливо: після активації додатковий електронний лист надіслано не буде. Просто починайте роботу!