Processamento eletrónico de faturas
Registo no E-Billing
Ao enviar a sua fatura em PDF, estará a poupar nos custos e a agilizar a transmissão dos dados. Estará ainda a apoiar-nos na otimização do tratamento das suas faturas.
Uma fatura corretamente emitida é a base do nosso processamento de faturas, em particular para assegurar o pagamento do montante da fatura em conformidade com o contrato.
Requisitos do processo de E-Billing
- Obrigação de arquivar na sua documentação as faturas que nos envia (legislação).
- Utilização exclusiva de faturas no formato aprovado.
- Documento PDF anexado ao e-mail.
- Um documento PDF só pode conter uma fatura.
- Indicação de uma pessoa de contacto para o processo de E-Billing na sua empresa.
- Indicação de um ou mais endereços de e-mail, de preferência centrais e não pessoais, que utiliza para nos enviar as faturas (As faturas que forem enviadas através de outros endereços de e-mail não podem ser processadas).
- Da fatura emitida consta a referência correta da Phoenix Contact.
- Não aceitamos faturas por E-Billing, nas quais sejam calculados impostos de venda gerais (General Sales Tax) e outros impostos associados a transações que não sejam contemplados pelo imposto alemão sobre as vendas.
- Cumprimento das condições gerais legais nacionais relativas ao envio de faturas eletrónicas.
Requisitos para o envio de PDF
Adicionalmente aos padrões de qualidade gerais, a criação e o envio de ficheiros em formato PDF estão sujeitos ao cumprimento dos seguintes requisitos.
Criação do documento
Não nos envie documentos digitalizados. O ficheiro em formato PDF deve ser criado diretamente a partir do programa de criação do documento (ERP, Excel, Word) utilizando a função Imprimir.
Regras para a criação de ficheiros
- Tipo de ficheiro: são aceites e tratados apenas documentos não encriptados com a extensão .pdf.
- Nome do ficheiro: não deve conter caracteres especiais (\ / : * ? „ < > |)
- Tamanho do ficheiro: no máximo, 50 MByte por ficheiro PDF
Regras para a criação de e-mails relativos ao envio da fatura
- Se as faturas ou correções de faturas não forem enviadas para o endereço do destinatário de fatura correto (ver anexo, em baixo), as mesmas serão consideradas como não recebidas e não serão processadas.
- Envie-nos apenas faturas ou correções de faturas para os endereços previstos para o efeito dos endereços do destinatário de fatura da Phoenix Contact.
- Apenas as entidades que são referidas no ficheiro de destinatários de faturas da Phoenix Contact podem receber faturas eletrónicas.
- Por e-mail podem ser processados, no máximo, 50 documentos em PDF com nomes de ficheiros diferentes.
Encontrará em seguida os endereços dos destinatários de faturas na Phoenix Contact e a carta de aceitação para o envio de PDF.
Passos seguintes
- Envie-nos um e-mail para purchase@phoenixcontact.com com as seguintes informações:
- A sua pessoa de contacto sobre o tema E-Billing, bem como o departamento correspondente
- Razão social e endereço da sua sede comercial
- O seu número de fornecedor (se disponível)
- Indicação de um ou mais endereços de e-mail (o mais centrais possível e não pessoais) que utiliza para nos enviar as faturas (endereço do remetente das faturas)
- Assunto do e-mail: "Participação no processo de E-Billing – Nome/número do fornecedor"
- Download dos endereços de destinatários das faturas da Phoenix Contact
- Download e arquivo da carta de aceitação da Phoenix Contact
- Pode enviar-nos as faturas em formato PDF 24 horas após o envio de um e-mail para os endereços de destinatários das faturas na Phoenix Contact (ver documentos para download).
Importante: não receberá um e-mail separado após a ativação. Pode começar logo!