Processamento eletrônico de faturas
Registro no faturamento eletrônico
Ao transferir sua fatura em formato PDF, você não está somente economizando custos como também a garantir uma transferência mais rápida dos dados. Além disso, você nos está ajudando na otimização do processamento de suas faturas.
A qualidade de sua fatura é a base de nosso processamento de faturas para garantir, em particular, o pagamento contratual do valor da fatura.
Requisitos do processo de faturamento eletrônico
- Obrigação de arquivar as faturas enviadas para nós em sua documentação (legislação).
- Utilização exclusiva do formato de faturas aprovado.
- Documento PDF em forma de anexo de e-mail.
- Em um documento PDF, apenas pode estar incluída uma fatura.
- Indicação de um contato para o processo de faturamento eletrônico em sua empresa.
- Indicação de um ou mais endereços de e-mail, de preferência centrais e não pessoais, a partir dos quais você nos envia as faturas (as faturas enviadas através de outros endereços de e-mail não podem ser processadas).
- Na fatura emitida deve constar a referência correta da Phoenix Contact.
- Não aceitamos faturas via faturamento eletrônico nas quais sejam cobrados impostos de venda gerais (General Sales Tax) e outros impostos associados a transações que não sejam contemplados pelo IVA alemão.
- Cumprimento das condições básicas legais nacionais relativas ao envio de faturas eletrônicas.
Requisitos para o envio de PDFs
Além dos padrões de qualidade gerais, existem os seguintes requisitos para a criação e o envio de arquivos PDF.
Criação do documento
Não envie documentos digitalizados. O arquivo em formato PDF deve ser criado diretamente desde o programa de origem (ERP, Excel, Word ...) usando a função de impressão.
Convenções de arquivos
- Tipo de arquivo: somente são aceitos e processados documentos não encriptados com a extensão .pdf.
- Nome do arquivo: sem caracteres especiais (\ / : * ? „ < > |)
- Tamanho do arquivo: máximo de 50 MByte por arquivo PDF
Convenções de e-mail para o envio de faturas
- Se uma fatura ou correções da fatura não forem enviadas para o endereço do destinatário de fatura correto (ver anexo embaixo), a sua fatura será marcada como não recebida e não será processada.
- Envie faturas ou correções de faturas somente para os endereços dos destinatários de faturas da Phoenix Contact.
- Apenas as sociedades mencionadas no arquivo dos destinatários de faturas da Phoenix Contact podem receber faturas eletrônicas.
- Por e-mail podem ser processados, no máximo, 50 documentos em PDF com diferentes nomes de arquivo.
Em seguida, você encontra os endereços dos destinatários de faturas na Phoenix Contact e a carta de consentimento para o envio de PDFs.
Próximos passos
- Envie-nos um e-mail para purchase@phoenixcontact.com com as seguintes informações:
- Seu contato para o tema de faturamento eletrônico, bem como o respectivo departamento
- Nome da empresa e endereço de sua sede social
- Seu número de fornecedor (se disponível)
- Indicação de um ou mais endereços de e-mail (de preferência central e não pessoal) de onde você nos envia as faturas (endereços do remetente de faturas)
- Assunto do e-mail: "Participação no processo de faturamento eletrônico – Nome/número do fornecedor"
- Download dos endereços do sistema de recebimento de faturas da Phoenix Contact
- Download e arquivamento da carta de consentimento da Phoenix Contact
- Você pode nos enviar as faturas em formato PDF 24 horas após o envio de um e-mail para os endereços do sistema de recebimento de faturas da Phoenix Contact (ver documentos para download).
Importante: você não receberá um e-mail separado após a ativação. Basta começar!