Traitement électronique des factures

Enregistrement pour la facturation électronique

En transférant votre facture au format PDF, vous assurez un transfert plus rapide des données, tout en réalisant des économies. En outre, vous nous aidez à optimiser le traitement de vos factures.

La qualité de votre facture est particulièrement importante pour garantir le paiement du montant conformément aux termes convenus.

Exigences relatives à la procédure de facturation électronique

• Nous sommes tenus d'archiver les factures qui nous sont adressées (législation).
• N'utilisez que le format de facture autorisé.
  • Document PDF en pièce jointe d'un e-mail.
  • Une seule facture doit être incluse dans le document PDF.
• Indiquez le contact pour le traitement des factures électroniques dans votre entreprise.
• Indiquez une ou plusieurs adresses e-mail (de préférence génériques et professionnelles) à partir desquelles vous nous enverrez vos factures (les factures envoyées via d'autres adresses électroniques ne pourront pas être traitées ultérieurement).
• Le n° de commande exact de Phoenix Contact apparaît sur la facture.
• Nous n'acceptons pas les factures par facturation électronique sur lesquelles la taxe générale sur les ventes et d'autres taxes liées aux transactions autres que la TVA allemande sont facturées.
• Respect des cadres juridiques nationaux pour l'envoi de factures électroniques.

Exigences pour l'envoi de fichiers PDF

Outre les normes de qualité générales, les exigences suivantes s'appliquent à la création et à l'envoi de fichiers PDF.

Création de documents

N'envoyez pas de pièces justificatives scannées. Créez le fichier PDF directement à partir du programme source (ERP, Excel, Word...) en utilisant la fonction d'impression.

Conventions de fichiers

• Type de fichier : seuls les documents non chiffrés portant l'extension .pdf sont acceptés et traités.
• Nom du fichier : pas de caractères spéciaux (\ / : * ? « » < > |)
• Taille du fichier : 50 Mo maximum par fichier PDF

Conventions pour l'envoi de la facture par e-mail

• Si les factures / corrections de facture ne sont pas envoyées à l'adresse du destinataire de la facture (voir annexe ci-dessous), votre facture sera marquée comme non reçue et ne sera pas traitée.
• Veuillez envoyer les factures / corrections de factures uniquement aux adresses des destinataires Phoenix Contact dédiées à cet effet.
• Seules les entreprises nommées dans le fichier des destinataires des factures de Phoenix Contact peuvent recevoir des factures par voie électronique.
• Un maximum de 50 documents PDF avec des noms de fichiers différents peuvent être traités par e-mail.

Vous trouverez ci-dessous les adresses des destinataires des factures chez Phoenix Contact et la lettre de consentement pour l'envoi de fichiers PDF.

Prochaines étapes

1. Envoyez-nous un e-mail à purchase@phoenixcontact.com avec les informations suivantes :
   • Votre interlocutrice ou votre interlocuteur en matière de facturation électronique ainsi que le service correspondant
   • Nom de la société et adresse du siège de votre entreprise
   • Votre numéro de fournisseur (le cas échéant)
   • Indication d'une ou de plusieurs adresses e-mail (si possible génériques et professionnelles) à partir desquelles vous nous envoyez les factures (adresses d'envoi des factures)
   • Objet de l'e-mail : « Participation à la procédure de facturation électronique – Nom/numéro du fournisseur »
2. Téléchargement des adresses des destinataires de la facture de Phoenix Contact
3. Téléchargement et archivage de la lettre d'approbation de Phoenix Contact
4. Vous pouvez envoyer vos factures PDF aux adresses des destinataires des factures de Phoenix Contact (voir documents à télécharger) 24 heures après nous avoir envoyé votre e-mail.

Important : vous ne recevrez pas d'e-mail séparé après l'activation. Allez, lancez-vous !

Oui, je souhaite participer à la procédure de facturation électronique