Обработка электронных счетов
Регистрация электронных счетов
Предоставление счета в формате PDF позволяет не только снизить расходы, но и ускорить процесс передачи данных. Кроме того, вы поможете нам в обработке ваших счетов.
Качество Вашего счета определяет наш процесс обработки счетов, в частности соблюдение сроков оплаты в соответствии по договору.
Требования к процедуре электронных счетов
- Обязанность архивировать у себя присланные нам счета (законодательство).
- Использование только допустимого формата счетов.
- Документ PDF в качестве вложения к электронному письму.
- Документ PDF должен содержать только один счет.
- Указание контактного лица по вопросам электронных счетов в Вашей компании.
- Указание одного или нескольких, по возможности общих и не относящихся к конкретным лицам адресов электронной почты, с которых будут отправляться нам счета (счета, которые поступили с других адресов электронной почты, не принимаются в обработку).
- В счете должен быть указан правильный номер заказа Phoenix Contact.
- Мы не принимаем электронные счета, на которых указан общий налог с продаж и прочие трансакционные налоги, которые не имеют отношения к немецкому налогу на добавленную стоимость.
- Соблюдение национальных правовых рамочных условий в части отправки электронных счетов.
Требования к отправке PDF
Дополнительно к общим стандартам качества приняты следующие требования относительно создания и отправки файлов PDF.
Создание документов
Просьба не отправлять сканированные документы. Файл PDF следует создавать непосредственно в исходной программе (ERP, Excel, Word.), используя функцию печати.
Требования к файлам
- Тип файла: принимаются для обработки только незашифрованные документы с расширением .pdf.
- Название файла: не использовать специальные символы (\ / : * ? „ < > |)
- Размер файла: не более 50 Мбайт для одного файла PDF
Требования к отправке счетов по электронной почте
- Если счета / корректировки счетов не отправляются на адрес получателя счетов (см. приложение ниже), то они попадают в категорию неполученных и не обрабатываются.
- Просьба направлять счета / корректировки счетов только на специально предусмотренные для этого адреса получателей Phoenix Contact.
- Электронные счета могут получать только те акционеры, которые перечислены в файле получателей счетов Phoenix Contact.
- Одно электронное письмо может включать не более 50 документов PDF, имеющих разное название.
Далее перечислены адреса получателей счетов Phoenix Contact и согласие на отправку файлов PDF.
Следующие шаги
- Отправьте нам электронное письмо по адресу purchase@phoenixcontact.com с указанием следующей информации:
- Ваше контактное лицо по вопросам электронных счетов, а также соответствующий отдел
- Название и юридический адрес компании
- Номер поставщика (при наличии)
- Указание одного или нескольких электронных адресов (по возможности общих, а не личных), которые будут использоваться для отправки нам счетов (адреса отправителей счетов)
- Тема электронного письма: «Участие в процедуре электронных счетов – название/номер поставщика»
- Загрузка адресов получателей счетов Phoenix Contact
- Загрузка и архивирование согласия Phoenix Contact
- Вы можете направлять счета в формате PDF через 24 ч после отправки электронного сообщения нам по адресам получателей счетов Phoenix Contact (см. «Загрузка документов») versenden.
Важно: Вы не получите отдельное электронное письмо E-Mail после активации. Просто начните!
Да, я хотел бы участвовать в процедуре выставления электронных счетов