Fatturazione elettronica
Registrazione e-billing
Con la trasmissione della tua fattura in formato PDF, oltre a risparmiare sui costi, garantisci anche un inoltro rapido dei dati. Inoltre, ci supporti nell'ottimizzazione dell'elaborazione delle tue fatture.
La qualità della tua fattura è la base per il nostro processo di elaborazione delle fatture, in particolare per garantire il pagamento contrattuale dell'importo.
Requisiti della procedura di fatturazione elettronica
- Obbligo di archiviare le fatture inviateci nei loro locali (legislazione).
- Utilizzo esclusivo del formato di fatturazione ammesso.
- Documento PDF come allegato e-mail.
- Il documento PDF può contenere una sola fattura.
- Inserimento di un contatto per la procedura di fatturazione elettronica della tua azienda.
- Indicazione di uno o più indirizzi e-mail, preferibilmente aziendali e non personali, da cui inviarci le fatture (le fatture inviate tramite altri indirizzi e-mail non potranno essere elaborate ulteriormente).
- Sulla fattura è riportato il numero d'ordine corretto di Phoenix Contact.
- Il nostro sistema di fatturazione elettronica non accetta fatture contenenti il calcolo della General Sales Tax o di altre imposte legate alla transazione, in quanto non computabili ai fini della dichiarazione fiscale tedesca.
- Conformità ai quadri giuridici vigenti a livello nazionale per l'invio di fatture elettroniche.
Requisiti dell'invio PDF
In aggiunta agli standard qualitativi già esistenti sono presenti i seguenti requisiti per la creazione e l'invio di file PDF.
Creazione della documentazione
Si prega di non inviare fatture scansionate. Il file PDF può essere creato direttamente dal programma fonte (ERP, Excel, Word) utilizzando la funzione di stampa.
Informazioni sui file
- Tipo di file: vengono accettati ed elaborati solo documenti non codificati con l'estensione file .pdf.
- Nome file: nessun carattere speciale (\ / : * ? „ < > |)
- Dimensioni file: max. 50 MB per file PDF
Convenzioni e-mail invio fattura
- Se le fatture o le correzioni delle fatture non vengono inviate all'indirizzo del destinatario della fattura (vedi allegato sotto), la fattura verrà contrassegnata come non ricevuta e non verrà elaborata.
- Si prega di inviare le fatture/le correzioni delle fatture solo agli indirizzi dei destinatari delle fatture di Phoenix Contact forniti a questo scopo.
- Solo le società elencate nel file dei destinatari delle fatture di Phoenix Contact possono ricevere le fatture per via telematica.
- Per ciascuna e-mail è possibile elaborare un massimo di 50 documenti PDF con vari nomi di file.
Di seguito trovi gli indirizzi dei destinatari delle fatture presso Phoenix Contact e la dichiarazione di consenso all'invio in formato PDF.
Passi successivi
- Inviaci un'e-mail purchase@phoenixcontact.com con le seguenti informazioni:
- Il tuo referente per la fatturazione elettronica e il rispettivo settore di appartenenza
- Sottoscrizione e indirizzo della tua sede sociale
- Il tuo codice fornitore (se disponibile)
- Inserimento di uno o più indirizzi e-mail (possibilmente non personali), dal quale invii le tue fatture (indirizzi del mittente della fattura)
- Oggetto dell'e-mail: "Partecipazione alla procedura di fatturazione elettronica – nome/codice fornitore"
- Download degli indirizzi dei destinatari della fattura Phoenix Contact
- Download e archiviazione della dichiarazione di consenso Phoenix Contact
- Puoi inviarci le fatture in formato PDF 24 ore dopo l'invio della tua e-mail agli indirizzi dei destinatari della fattura di Phoenix Contact (vedi documenti di download).
Importante: dopo l'attivazione non riceverai nessuna e-mail separata. Inizia subito!
Sì, desidero partecipare alla procedura di fatturazione elettronica