Traitement électronique des factures
Enregistrement pour la facturation électronique
En transférant votre facture au format PDF, vous assurez un transfert plus rapide des données, tout en réalisant des économies. En outre, vous nous aidez à optimiser le traitement de vos factures.
Exigences en matière de qualité des factures
La qualité de votre facture constitue la base de notre traitement. Cela permet notamment de garantir le paiement du montant de la facture dans le cadre du contrat.
- Le numéro de commande correct est indiqué sur la facture. Le numéro de commande doit être seul, si possible, et sans informations supplémentaires directement annexées.
- La facture répond aux exigences de la législation sur la TVA.
- La facture contient le montant brut, net et la taxe.
- L'adresse de facturation est identique à l'adresse de facturation notée sur la commande.
- Envoyez-nous la facture originale en un seul exemplaire. Ne nous envoyez pas de copies de factures.
- La facture doit avoir une qualité d'impression lisible. Si possible, choisissez un fond blanc.
- Notez votre numéro de créancier sur la facture.
- La facture doit indiquer la quantité, l'unité, le prix unitaire et la valeur nette totale.
- Entrez la devise en code ISO (par exemple, EUR).
Exigences supplémentaires pour le cas exceptionnel d'une facture sans référence de commande
Veillez à inclure le nom complet du demandeur.
En plus des exigences de qualité, indiquez sur la facture l'une des deux références suivantes, propres à Phoenix Contact :
- Adresse électronique du demandeur (par exemple, max.muster@phoenixcontact.com)
- Centre de coût du demandeur (par exemple, centre de coût 108000)
Exigences relatives à la procédure de facturation électronique
- Vous êtes légalement tenu d'archiver dans votre système d'archives la facture qui nous a été adressée.
- Utilisation exclusive du format de facture autorisé.
- Document PDF en pièce jointe d'un e-mail.
- Une seule facture doit être incluse dans le document PDF.
- Indication d'un interlocuteur pour la procédure de facturation électronique dans votre entreprise.
- Indication d'une ou plusieurs adresses e-mail (de préférence centrales et non personnelles) à partir desquelles vous nous envoyez les factures. Les factures envoyées par d'autres adresses électroniques ne pourront pas être traitées.
- Le numéro de commande correct de Phoenix Contact apparaît sur la facture.
- Nous n'acceptons pas les factures par facturation électronique sur lesquelles la taxe générale sur les ventes et d'autres taxes liées aux transactions autres que la TVA allemande sont facturées.
- La facture est conforme au cadre juridique national pour l'envoi de factures électroniques.
Exigences pour l'envoi de fichiers PDF
Outre les normes de qualité générales, les exigences suivantes s'appliquent à la création et à l'envoi de fichiers PDF.
Création de documents
N'envoyez pas de reçus scannés. Créez le fichier PDF directement à partir du programme source (ERP, Excel, Word.) en utilisant la fonction d'impression.
Conventions de fichiers
- Type de fichier : seuls les documents non chiffrés portant l'extension .pdf sont acceptés et traités.
- Nom du fichier : pas de caractères spéciaux (\ / : * ? „ < > |)
- Taille du fichier : 50 Mo maximum par fichier PDF
Conventions pour l'envoi de la facture par e-mail
- Si une facture ou une facture corrigée n'est pas envoyée à l'adresse applicable (voir pièce jointe ci-dessous), votre facture sera marquée comme non reçue et ne sera pas traitée.
- N'envoyez les factures ou les factures corrigées qu'aux adresses désignées des destinataires factures de Phoenix Contact.
- Seules les entreprises nommées dans le fichier des destinataires factures de Phoenix Contact peuvent recevoir des factures par voie électronique.
- Un maximum de 50 documents PDF avec des noms de fichiers différents peuvent être traités par e-mail.
Prochaines étapes
- Envoyez-nous un e-mail à financeswiss@phoenixcontact.com avec les informations suivantes :
- Votre interlocuteur en matière de facturation électronique ainsi que le service correspondant
- Nom de la société et adresse du siège de votre entreprise
- Votre numéro de fournisseur (le cas échéant)
- Indication d'une ou plusieurs adresses e-mail (si possible centrales et non personnelles) à partir desquelles vous nous envoyez les factures (adresses d'envoi des factures)
- Objet de l'e-mail : « Participation à la procédure de facturation électronique – Nom/numéro du fournisseur »
- Vous pouvez envoyer vos factures PDF aux adresses des destinataires des factures de Phoenix Contact 24 heures après nous avoir envoyé votre e-mail.