Tramitación electrónica de facturas
Registro de facturación electrónica
Al transferir su factura en formato PDF, se asegura una transferencia de datos más rápida, además de ahorrar costes. Nos ayuda también a optimizar la tramitación de sus facturas.
La calidad de su factura es la base de nuestro proceso de tramitación de facturas, en particular para garantizar el pago acordado del importe de la misma.
Requisitos para el procedimiento de facturación electrónica
- Obligación de archivar las facturas que nos remiten (legislación).
- Uso exclusivo del formato de factura permitido.
- Documento PDF como archivo adjunto de correo electrónico.
- Solo se puede incluir una factura en cada PDF.
- Indicación de una persona de contacto para el procedimiento de facturación electrónica en su empresa.
- Indicación de una o varias direcciones de correo electrónico, preferiblemente centrales y no personales, desde las que nos envía las facturas (las facturas enviadas a través de otras direcciones de correo electrónico no podrán seguir siendo procesadas).
- El número de pedido correcto de Phoenix Contact debe figurar en la factura.
- No aceptamos facturas electrónicas en las que se carguen el IVA y otros impuestos relacionados con las transacciones que no sean el IVA alemán.
- Cumplimiento de las disposiciones legales nacionales para el envío de facturas electrónicas.
Requisitos para el envío del PDF
Además de las normas generales de calidad, existen los siguientes requisitos para crear y enviar archivos PDF.
Creación de documentos
No envíe recibos escaneados. El archivo PDF se debe crear directamente desde el programa fuente (ERP, Excel, Word.) utilizando la función de impresión.
Características de los archivos
- Tipo de archivo: solo se aceptan y procesan los documentos no codificados con la extensión de archivo .pdf.
- Nombre del archivo: sin caracteres especiales (\ / : * ? " < > |)
- Tamaño del archivo: máximo 50 MB por archivo PDF
Condiciones relativas al envío de facturas por correo electrónico
- Si las facturas/facturas rectificativas no se envían a la dirección del destinatario de la factura correspondiente (véase el anexo más abajo), su factura se marcará como no recibida y no será procesada.
- Le rogamos que envíe las facturas/facturas rectificativas únicamente a las direcciones de los destinatarios de las facturas de Phoenix Contact facilitadas a tal efecto.
- Solo las empresas nombradas en el archivo de destinatarios de facturas de Phoenix Contact pueden recibir facturas electrónicamente.
- Se puede procesar un máximo de 50 documentos PDF con diferentes nombres de archivo por correo electrónico.
A continuación, encontrará las direcciones de los destinatarios de la factura en Phoenix Contact y la carta de consentimiento para el envío del PDF.
Próximos pasos
- Envíenos un correo electrónico purchase@phoenixcontact.com con la siguiente información:
- Su persona de contacto en materia de facturación electrónica, así como el departamento correspondiente
- Razón social y dirección de su sede
- Su número de proveedor (si dispone de uno)
- Indicación de una o varias direcciones de correo electrónico (preferiblemente centrales y no personales) desde las que nos envían las facturas (direcciones de remitentes de facturas)
- Asunto del correo electrónico: "Participación en el procedimiento de facturación electrónica – Nombre/número de proveedor"
- Descargar las direcciones de los destinatarios de las facturas de Phoenix Contact
- Descargar y archivar el escrito de consentimiento de Phoenix Contact
- Puede enviar sus facturas en PDF a las direcciones de los destinatarios de las facturas de Phoenix Contact (véanse los documentos de descarga) 24 horas después de enviarnos su correo electrónico.
Importante: no recibirá un correo electrónico independiente tras la activación. Comience ahora.
Sí, me gustaría participar en el procedimiento de facturación electrónica