Tematyka – Kodeks postępowania grupy Phoenix Contact

Tematyka – Kodeks postępowania grupy Phoenix Contact | Phoenix Contact

Rozdział 1 Rozdział 2 Po co nam Kodeks postępowania? 4 Co należy wiedzieć 2.1 Kodeks postępowania: Co to jest? 2.2 Co łączy Kodeks postępowania z naszymi Corporate Principles? 2.3 Jeden Kodeks postępowania. Dla wszystkich. 6 7 8 9 Tematyka 2 Phoenix Contact

Tematyka Rozdział 4 Dane kontaktowe 28 4.1 Dane kontaktowe w Phoenix Contact 30 31 4.2 Ochrona sygnalistów Rozdział 3 Jakimi zasadami kierujemy się w naszych działaniach? 3.1 Przestrzeganie przepisów 3.2 Prawa człowieka i korporacyjne obowiązki należytej staranności 3.3 Zrównoważony rozwój 3.4 Przeciwdziałanie dyskryminacji oraz szacunek i rzetelność w codziennej pracy 3.5 Bezpieczeństwo pracy i ochrona zdrowia 3.6 Ochrona środowiska i ekologia 3.7 Ochrona danych 3.8 Bezpieczeństwo IT 3.9 Rzetelność i uczciwość w relacjach biznesowych 10 11 12 15 16 17 18 20 21 23 3.10 Postępowanie w przypadku konfliktu interesów 24 3.11 Jakość i bezpieczeństwo produktów 25 3.12 Handel międzynarodowy 26 26 3.13 Ochrona informacji i know-how Phoenix Contact 3

1 | Po co nam Kodeks postępowania? Szanowni Państwo! Jesteśmy firmą rodzinną działającą globalnie, niezależną i zajmującą czołową pozycję na arenie międzynarodowej, o silnych korzeniach i doskonałej kulturze organizacyjnej, która codziennie wytycza kierunek naszych działań. Mamy ponad sto oddziałów na całym świecie i rozwijamy naszą działalność w sposób innowacyjny, niezależny i oparty na partnerskiej współpracy. Działamy w wielu kręgach kulturowych i mamy codzienny kontakt z różnymi ludźmi. Taka różnorodność wymaga wspólnej podstawy, którą od dawna stanowi przystąpienie do grona firm przestrzegających Kodeksu postępowania ZVEI, który nadal obowiązuje nas bez ograniczeń. Poprzez uzupełniający, oparty na nim Kodeks postępowania grupy Phoenix Contact pragniemy oprzeć tę podstawę na jeszcze szerszym fundamencie. Kodeks ten określa prawne i moralne zasady naszej działalności i ma pomóc nam w przełożeniu naszych wartości na codzienne działania. Bowiem dla nas liczą się nie tylko efekty naszej pracy, lecz również sposób, w jaki je osiągamy. Poprzez odpowiednie postępowanie udało nam się zbudować doskonały wizerunek, który postrzegamy jako warunek niezbędny do osiągnięcia sukcesu przez naszą firmę. Jest to zarówno zasługa, jak i odpowiedzialność każdego z nas. Również w przyszłości zachęcamy do aktywnych działań w celu dalszego wzmacniania naszego dobrego wizerunku, aby zapewnić zrównoważony rozwój oraz zachować długoterminowo niezależność naszej firmy. Zarząd firmy Dirk Görlitzer Torsten Janwlecke Ulrich Leidecker Dr Frank Possel-Dölken Axel Wachholz Phoenix Contact 5

2 | Co należy wiedzieć 2.1 Kodeks postępowania: Co to jest? Kodeks postępowania Phoenix Contact ma charakter nadrzędny i obowiązuje każdego z nas. Określa główne zasady naszych codziennych działań wewnątrz firmy i w relacjach zewnętrznych oraz wyjaśnia zasady postępowania w codziennej pracy. Poza aspektami prawnymi obejmuje to również nasze oczekiwania pod względem uczciwości i moralności. Zasady te stosujemy również w przypadku wystąpienia konfliktu interesów z naszymi celami biznesowymi, nawet jeśli miałoby to spowodować niepowodzenie transakcji biznesowych. Uczciwość i nasza renoma są dla nas najważniejsze. Ponadto Kodeks postępowania stanowi fundament i zwieńczenie naszego systemu CMS (Compliance Management System). Porusza ogólnie istotne kwestie, które są następnie pogłębiane w przepisach szczegółowych. Phoenix Contact 7

2.2 Co łączy Kodeks postępowania z naszymi Corporate Principles? Nasze wartości, nasza wizja oraz filary kultury organizacyjnej firmy są już od dawna ugruntowane w Corporate Principles. Obowiązują one niezmienne i znajdują odzwierciedlenie w naszym Kodeksie postępowania. Wspólnie tworzymy zrównoważony świat oparty na naszej pasji do technologii i innowacji. Misja Rozwiązania wspierające rozwój elektryfikacji i automatyzacji są naszym wkładem dla świata, w którym energia ze źródeł odnawialnych jest dostępna z korzyścią dla Wszystkich. Kultura Niezależność Zawsze działamy z myślą o zachowaniu pełnej swobody podejmowania decyzji biznesowych. Innowacyjność Innowacyjność postrzegamy jako pionierski most do zrównoważonej przyszłości. W ten sposób rozwijamy nasze przedsiębiorstwo patrząc w przyszłość. Partnerstwo i zaufanie Nasze działania są oparte na duchu wzajemnych zobowiązań, życzliwości i uczciwości. Nasze relacje z klientami i partnerami biznesowymi są nastawione na obustronne, trwałe korzyści. Nasza kultura korporacyjna wspiera zaufanie i rozwój pracowników w celu osiągnięcia wyznaczonych celów. 8 Phoenix Contact / 0 3 2 5 8 3 1 / 1 2 / 0 1 n o i t i d E . . 5 L 0 0 0 1 2 - 2 0 R N

2 | Co należy wiedzieć 2.3 Jeden Kodeks postępowania. Dla wszystkich. Nasz Kodeks postępowania obowiązuje wszystkich pracowników grupy Phoenix Contact niezależnie od zajmowanego stanowiska lub innych cech osobistych. Obowiązuje w czasie pracy. Poza godzinami pracy powinniśmy stosować te same standardy, jeżeli występujemy w roli pracowników lub przedstawicieli Phoenix Contact. W przypadku pytań i wątpliwości dotyczących Kodeksu postępowania dostępne są różne osoby kontaktowe. Można się z nimi kontaktować również w przypadku podejrzenia naruszenia Kodeksu postępowania. Dane kontaktowe są podane na końcu niniejszego dokumentu. Phoenix Contact 9

3.2 Prawa człowieka i korporacyjne obowiązki należytej staranności Prawa człowieka są dobrem niezbywalnym. Przysługują one w równym stopniu wszystkim ludziom na całym świecie. Jako firma zobowiązujemy się do przestrzegania praw człowieka. Obejmuje to zwłaszcza: • Zakaz pracy dzieci (konwencje MOP nr 138 i 182) • Zakaz pracy przymusowej i wszelkich form niewolnictwa (konwencje MOP nr 29 i 105) • Zakaz naruszania obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujących na mocy prawa w miejscu zatrudnienia (patrz również rozdział 3.5) • Zakaz ograniczania wolności związkowej (konwencje MOP nr 87 i 98) • Zakaz nierównego traktowania w sferze zatrudnienia (patrz również rozdział 3.4) • Zakaz odmawiania godziwego wynagrodzenia • Zakaz niszczenia naturalnych podstaw życia poprzez zanieczyszczenie środowiska • Zakaz bezprawnego naruszania praw do ziemi • Zakaz wykorzystywania publicznych lub prywatnych sił bezpieczeństwa, jeśli wskutek braku instrukcji lub niedostatecznej kontroli może dojść do nieprawidłowości • Zakaz wszelkich innych działań lub zaniechań obowiązków, które mogą bezpośrednio pogorszyć chronioną sytuację prawną zgodnie z § 2 ust. 1 niemieckiej ustawy o łańcuchu dostaw 12 Phoenix Contact

3 | Jakimi zasadami kierujemy się w naszych działaniach? Nasze obowiązki należytej staranności nie przestają obowiązywać na bramach naszych zakładów. Dostępne ramy prawne wykorzystujemy również w naszym łańcuchu dostaw, aby dążyć do przestrzegania odpowiednich standardów lub zapewnić je w ramach prawnych. Prawa człowieka są ściśle powiązane z naszymi korporacyjnymi zobowiązaniami należytej staranności (due diligence), które konsekwentnie realizujemy w grupie Phoenix Contact. Ponadto w naszym łańcuchu dostaw przestrzegamy w odpowiedni sposób naszych korporacyjnych zobowiązań należytej staranności. Podstawą i ramą prawną jest obecnie niemiecka ustawa o obowiązkach zachowania należytej staranności w łańcuchu dostaw (LkSG). Szczegóły dotyczące odpowiednich działań opublikujemy na naszej stronie internetowej w obowiązującym nas terminie w formie przejrzystej i ogólnie dostępnej deklaracji. Odpowiednie obowiązki i zakazy są między innymi częścią niniejszego Kodeksu postępowania, dzięki czemu są przejrzyste dla wszystkich pracowników i innych zainteresowanych. Poza opisanymi powyżej kwestiami związanymi z prawami człowieka obejmuje to dalsze obowiązki należytej staranności w dziedzinie ochrony środowiska. Ponadto nasze oczekiwania zostały określone w Kodeksie postępowania dla dostawców. Dlatego w taki sam sposób definiujemy nasze oczekiwania wobec własnej firmy, naszego łańcucha dostaw, potencjalnie dotkniętych społeczności i grup oraz innych istotnych interesariuszy. Phoenix Contact 13

3 | Jakimi zasadami kierujemy się w naszych działaniach? 3.3 Zrównoważony rozwój Równowaga między ekonomią, ekologią i kwestiami społecznymi stanowi podstawę zrównoważonego działania i odpowiedzialności Phoenix Contact. Zależy nam na tym, aby wnieść wkład w zrównoważony rozwój świata. Zrównoważony rozwój w firmie Phoenix Contact wyraża się w codziennych działaniach. W ramach naszej Strategii Dekady zrównoważony rozwój został włączony do naszych Corporate Principles jako ich kluczowy aspekt. • Zgodnie z odpowiednimi standardami zrównoważony rozwój w Phoenix Contact obejmuje trzy płaszczyzny: środowisko, kwestie społeczne i ekonomia. Nasze działania i decyzje podejmujemy w ramach tych trzech płaszczyzn. • Jako niezależna firma rodzinna postrzegamy zrównoważony rozwój jako podstawę naszego przyszłego rozwoju. • Zrównoważony rozwój wdrażamy poprzez naszą istniejącą organizację. Monitorowanie postępów zgodnie z trzema płaszczyznami jest wdrażane w całej grupie Phoenix Contact na całym świecie. ❯ Dalsze informacje na temat naszej odpowiedzialności korporacyjnej i zaangażowania publikujemy w sposób przejrzysty na naszej stronie internetowej: phoenixcontact.com/compliance Phoenix Contact 15

3.4 Przeciwdziałanie dyskryminacji oraz szacunek i rzetelność w codziennej pracy Szacunek, uczciwość i szczerość są podstawą naszej codziennej współpracy. • Nasza współpraca cechuje się uczciwym, pełnym szacunku i życzliwym podejściem, równymi prawami i równymi szansami. • Szanujemy godność każdego człowieka. Stanowczo potępiamy niewłaściwe zachowanie wobec innych, np. mobbing czy brak szacunku. • Nie tolerujemy dyskryminacji ani nierównego traktowania w kwestiach zatrudnienia ze względu na np. pochodzenie narodowe lub etniczne, pochodzenie społeczne, stan zdrowia, niepełnosprawność, orientację seksualną, wiek, płeć, poglądy polityczne, religię, przekonania lub z jakichkolwiek innych powodów, chyba że są one uzasadnione wymogami zatrudnienia (m.in. konwencje MOP nr 100 i 111). 16 Phoenix Contact

3 | Jakimi zasadami kierujemy się w naszych działaniach? 3.5 Bezpieczeństwo pracy i ochrona zdrowia Wspólnie zapewniamy bezpieczne i zdrowe środowisko pracy. Respektujemy zwłaszcza obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy obowiązujące na mocy prawa w miejscu zatrudnienia. • Jako firma zapewniamy i wspieramy ochronę zdrowia i bezpieczeństwo pracy, aby zapobiegać wypadkom i obrażeniom oraz przyczyniać się do zachowania zdrowia pracowników. pracy. W szczególności przestrzegamy ogólnych przepisów porządkowych i zasad bezpieczeństwa. Zwracamy uwagę na bezpieczeństwo własne oraz naszych współpracowników. • Zwracamy uwagę na niedostateczne standardy bezpieczeństwa, niebezpieczne warunki pracy oraz przypadki naruszenia przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, aby umożliwić podjęcie środków zapobiegawczych. • Jako pracownicy aktywnie angażujemy • Wskazujemy aktywnie możliwości usprawnień. się w zapewnianie oraz wspieranie zdrowego i bezpiecznego środowiska Phoenix Contact 17

3.6 Ochrona środowiska i ekologia Ochrona naszego środowiska, a więc między innymi zdrowia innych ludzi, jest dla nas ważnym celem. Z przekonania korzystamy z zasobów w sposób oszczędny i rozważny. • Nasze korporacyjne obowiązki zachowania należytej staranności obejmują również aspekty ochrony środowiska. Dotyczy to zarówno przestrzegania zakazów i ograniczeń zawartości określonych substancji w naszych produktach, jak i postępowania z odpadami zgodnie z odpowiednimi postanowieniami LkSG (Konwencja z Minamaty, Konwencja sztokholmska w sprawie trwałych zanieczyszczeń organicznych – Konwencja POP – oraz Konwencja bazylejska). • W zakresie zrównoważonego gospodarowania przestrzegamy odpowiednich przepisów i standardów ochrony środowiska. • Ponadto w naszych rozważaniach i działaniach przykładamy dużą wagę do dbałości o środowisko naturalne, efektywnego wykorzystania zasobów oraz ochrony klimatu. • Korzystamy z zasobów naturalnych w sposób odpowiedzialny i zapewniamy aktywne zarządzanie energią i środowiskiem. • Przestrzegamy obowiązujących międzynarodowych, europejskich i krajowych przepisów prawa, jak również przepisów wewnętrznych, wytycznych i standardów, które określają wymagania materiałowe dla naszych produktów. 18 Phoenix Contact

3.7 Ochrona danych Chronimy osoby, które powierzają nam swoje dane osobowe. • Ochrona danych jest umocowana m.in. w niemieckich prawach podstawowych i zasadach prawa Unii Europejskiej oraz służy ochronie ogólnego prawa do prywatności. Dlatego przykładamy dużą wagę do ochrony danych osobowych. • W celu zapewnienia ochrony stworzyliśmy przepisy wewnętrzne, których celem jest zapewnienie i dalszy rozwój skutecznej i właściwej ochrony danych w spółkach naszej grupy. • Nie traktujemy ochrony danych w oderwaniu od innych kwestii, lecz działamy w sposób zorientowany na rozwiązanie, uwzględniając interesy wszystkich stron. W przypadku wątpliwości uznajemy wyższość prawa jednostki do samostanowienia informacyjnego. 20 Phoenix Contact

3 | Jakimi zasadami kierujemy się w naszych działaniach? 3.8 Bezpieczeństwo IT Bezpieczeństwo IT ma zasadnicze znaczenie dla zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony naszej firmy oraz przetwarzanych przez nas danych. • Korzystanie z efektywnych systemów IT jest niezbędne w naszej codziennej pracy i jest sprawą oczywistą dla firmy oferującej innowacyjne rozwiązania w dziedzinie cyfryzacji. Równie ważna jest ochrona naszej infrastruktury. • Zasady bezpieczeństwa naszych systemów IT i danych firmowych są uregulowane w naszych zasadach bezpieczeństwa IT oraz naszych międzynarodowych standardach IT. Znamy je i ich przestrzegamy. • Bezpieczeństwo IT nie ogranicza się wyłącznie do używania systemów elektronicznych. Również poza tymi systemami zawsze postępujemy z należytą rozwagą. Phoenix Contact 21

3.9 Rzetelność i uczciwość w relacjach biznesowych Respektujemy i chronimy zasady wolnej konkurencji. • Nie akceptujemy korupcji i przekupstwa. Dotyczy to w szczególności przyjmowania lub wręczania nieuzasadnionych korzyści i łapówek. • W relacjach z naszymi partnerami • Nie wykorzystujemy relacji biznesowych do prywatnych korzyści. • Zdecydowanie dystansujemy się od wszelkich praktyk biznesowych mających na celu ograniczenie wolnej konkurencji. W tej kwestii przestrzegamy w szczególności przepisów prawa antymonopolowego. • Również wobec konkurencji postępujemy biznesowymi unikamy nawet pozorów korupcji lub nieuczciwych praktyk biznesowych. uczciwie i z szacunkiem. Dotyczy to również sposobu reklamy firmy Phoenix Contact. Phoenix Contact 23

3 | Jakimi zasadami kierujemy się w naszych działaniach? 3.11 Jakość i bezpieczeństwo produktów Nasza najważniejszą maksymą jest zadowolenie naszych klientów oraz ich satysfakcja ze współpracy z nami. Można to osiągnąć tylko dzięki jakości naszych produktów. • Stosujemy wysokie standardy oferowanych przez nas produktów i rozwiązań. Najważniejsza jest tu nie tylko jakość, lecz również innowacyjność, którą postrzegamy jako pionierski krok ku przyszłości. Tworzymy rozwiązania, które nie tylko satysfakcjonują, lecz również inspirują. • Nasi klienci oczekują od nas najlepszych rozwiązań i produktów o najwyższej jakości. Konsekwentnie dążymy do tego celu, dostosowując odpowiednio nasze procesy. Szczególnie duże znaczenie ma dla nas bezpieczeństwo naszych produktów. • Oczywiście przestrzegamy wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa produktów oraz zawartych w nich wytycznych i norm. W ten sposób zapewniamy nie tylko wysoką jakość naszych produktów i rozwiązań, ale również ich zgodność ze wszystkimi odpowiednimi międzynarodowymi przepisami i normami. • Dążymy również do zapewnienia kompleksowego i skutecznego systemu zarządzania jakością, obejmującego zarówno procesy produkcyjne i związane z nimi procesy biznesowe, jak i obsługę posprzedażową. Phoenix Contact 25

3.12 Handel międzynarodowy Nasza globalna współpraca oraz światowa wymiana towarów są częścią naszego sukcesu. W handlu międzynarodowym przestrzegamy przepisów krajowych i międzynarodowych. • W naszej działalności międzynarodowej nie naruszamy żadnych obowiązujących przepisów. • W handlu zagranicznym zawsze sprawdzamy ewentualne ograniczenia lub zakazy wynikające z embarg nałożonych na dane kraje, sankcji związanych z materiałami (podwójne zastosowanie) oraz krytycznego zastosowania końcowego naszych produktów. • Ponadto zapewniamy, aby wszyscy partnerzy biznesowi byli sprawdzani pod kątem obowiązujących list sankcji zarówno w przypadku transakcji krajowych, jak i międzynarodowych. 3.13 Ochrona informacji i know-how Informacje oraz know-how są ważną podstawą sukcesu firmy. Zarówno w odniesieniu do nas samych, jak i osób trzecich. • Informacje, know-how i własność intelektualna odgrywają znaczącą rolę w sukcesie działalności firmy. Dlatego zachowujemy niezbędną dbałość podczas postępowania z takimi informacjami i podejmujemy stosowne środki ochronne. • W szczególności przestrzegamy odpowiednich regulacji dotyczących obiegu informacji oraz obowiązku zachowania tajemnic przedsiębiorstwa i tajemnic handlowych, określonych np. w naszych wytycznych w sprawie ochrony know-how. • Respektujemy również informacje poufne, know-how i własność intelektualną osób trzecich. 26 Phoenix Contact

4 | Dane kontaktowe Masz pytania na temat Kodeksu postępowania grupy Phoenix Contact? Potrzebujesz pomocy przy ocenie konkretnego przypadku? Masz wątpliwości dotyczące opisanych tematów lub innych kwestii? Dla każdej sprawy pragniemy zapewnić odpowiednią osobę kontaktową. W ramach naszej otwartej kultury komunikacji powinniśmy najpierw rozważyć bezpośrednie i merytoryczne zaadresowanie naszej sprawy. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe, ponieważ wybór odpowiedniej osoby kontaktowej zależy ściśle od charakteru danej sprawy. Odpowiednią osobę kontaktową powinna wybrać zatem sama osoba kierująca sprawę. Phoenix Contact 29

4.1 Dane kontaktowe w Phoenix Contact Nasza kadra kierownicza i zarząd firmy Ze sprawą można się zgłosić zawsze bezpośrednio do swojego bezpośredniego przełożonego. Ponadto również członkowie zarządu firmy zajmą się Twoją sprawą. Organizacja Compliance Jeśli w Twoim oddziale istnieje już dział Local Compliance Management, możesz się zwrócić również tam. Możesz również zwrócić się do centralnego działu Corporate Compliance Management. Dział prawny Szczególnie jeżeli potrzebujesz porady prawnej, możesz zwrócić się również do naszego działu prawnego. Dział personalny W wielu kwestiach można zwrócić się do działu HR. Główne punkty można znaleźć na odpowiedniej stronie w intranecie. Corporate Facility Management W kwestiach związanych z ochroną środowiska i ekologią można kontaktować się z Corporate Facility Management. System sygnalizowania naruszeń W firmie Phoenix Contact istnieje system sygnalizowania naruszeń, który może być wykorzystywany w szczególności do zgłaszania potencjalnych naruszeń przepisów prawa. Nasz system sygnalizowania naruszeń jest dostępny również do składania skarg zgodnie z ustawą LkSG. Product Compliance Do działu Product Compliance można zwracać się w kwestiach dotyczących przepisów związanych z produktami. Zarząd firmy (od lewej): Ulrich Leidecker, Torsten Janwlecke, dr Frank Possel-Dölken, Dirk Görlitzer, Axel Wachholz 30 Phoenix Contact