电子发票处理

PDF格式发票处理流程

电子账单登记

以PDF格式将发票发送给我们,不仅可以节省成本,还可以更快地传输数据。此外,这有助于我们更快更好地处理您的发票。

发票质量是我们进行后续发票处理的关键,对于确保按照协议条款支付发票金额而言尤为重要。

电子账单流程要求

  • 根据法律,我们必须将接收到的发票存档。
  • 只能使用我们允许的发票格式。
    • PDF文件应以电子邮件附件形式发送。
    • 每份PDF文件中只能包含一张发票。
  • 指定处理贵公司电子账单的联系人。
  • 指定一个或多个电子邮件地址(最好是集中的非个人地址),您将通过该电子邮件地址发送发票给我们(通过其他电子邮件地址发送的发票无法进行后续处理)。
  • 提交的发票上应有正确的菲尼克斯 电气订单号。
  • 我们不接受收取一般销售税和其他交易相关税(德国销售税除外)的电子账单发票。
  • 发票应符合针对电子发票发送的国家法律框架。

PDF文件提交要求

除通用质量标准外,创建和提交PDF文件还需要遵循以下要求。

文档创建

请勿发送扫描件。PDF文件必须使用打印功能直接在源程序(ERP、Excel、Word等)中创建。

文件规则

  • 文件类型:只接受和处理扩展名为.pdf的未加密文件。
  • 文件名:不能有特殊字符 (\ / : * ? " < > |)
  • 文件大小:每份PDF文件不得超过50 MB

提交发票的电子邮件规范

  • 如果发票/发票更正没有发送到适当的发票收件人地址(见下面的附件),您的发票将被标记为未收到,因此不会得到处理。
  • 请仅将发票/发票更正发送到为此提供的菲尼克斯 电气发票收件人地址。
  • 只有菲尼克斯电气发票收件人文件中列明的公司才能接收电子发票。 
  • 每封电子邮件最多可以处理50个不同名称的PDF文件。

以下是菲尼克斯电气发票收件人的地址,以及PDF文件发送批准函。 

后续步骤

  1. 发送电子邮件至 purchase@phoenixcontact.com,正文请附上以下信息:
    • 您的电子账单联系人以及相关部门
    • 您的公司名称和营业地址
    • 您的供应商编号(如有)
    • 指定一个或多个电子邮件地址(最好是集中的非个人地址),您将通过该电子邮件地址发送发票给我们(发票发件人地址)
    • 电子邮件主题:“参与电子账单流程——供应商名称/编号”
  2. 下载菲尼克斯 电气发票收件人邮箱地址
  3. 下载并将菲尼克斯 电气批准函存档
  4. 在给我们发送电子邮件24 小时后,您可以通过电子邮件将发票发送至菲尼克斯 电气发票收件人的邮箱(见下载文件)。

重要事项:您不会在激活后收到单独的电子邮件。请继续操作以提交发票。

是的,我愿意参与电子账单流程