Elektronik fatura süreci

PDF formatında faturalar için süreç

E-fatura kaydı

Faturanızı PDF formatında bize göndermeniz sadece maliyet tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda daha hızlı veri iletimi sağlar. Ayrıca bu, faturalarınızın işleme alınmasını optimize etmemize yardımcı olur.

Faturanızın kalitesi, fatura işleme prosedürümüzün anahtarıdır ve fatura tutarının mutabık kalınan şartlara uygun olarak ödenmesini sağlamak için oldukça önemlidir.

E-fatura süreci için gerekenler

  • Bize gönderilen faturaları yasal olarak arşivlememiz gerekiyor.
  • Yalnızca izin verilen fatura biçimini kullanın.
    • E-posta eki olarak PDF belgesi.
    • Bir PDF belgesine yalnızca bir fatura eklenebilir.
  • Şirketinizdeki e-fatura işlemleriyle ilgili irtibat kişisini belirtin.
  • Bize faturaları göndereceğiniz bir veya daha fazla e-posta adresi (tercihen merkezi olup kişisel olmayan) bildirin (diğer e-posta adresleri aracılığıyla gönderilen faturalar işlenemez).
  • Gönderilen faturada Phoenix Contact sipariş numarası belirtilmelidir.
  • Alman satış vergisi dışındaki genel satış vergisi ve işlemle ilgili diğer vergilerin yansıtıldığı e-fatura ile faturaları kabul etmiyoruz.
  • Elektronik faturaların gönderilmesine ilişkin ulusal yasal çerçeveye uygunluk.

PDF gönderimi için gereksinimler

Genel kalite standartlarına ek olarak, PDF dosyalarının oluşturulması ve sunulması için aşağıdaki şartlar geçerlidir.

Belge oluşturma

Lütfen taranmış belge göndermeyin. PDF dosyası, yazdırma işlevi kullanılarak doğrudan kaynak programdan (ERP, Excel, Word, vb.) oluşturulmalıdır.

Uyulması gereken dosya kuralları

  • Dosya türü: Yalnızca .pdf dosya uzantısına sahip, şifrelenmemiş belgeler kabul edilecek ve işlenecektir.
  • Dosya adı: Özel karakter kullanmayın (\ / : * ? " < > |)
  • Dosya boyutu: PDF dosyası başına maksimum 50 MB

Faturaların gönderimi için e-posta kuralları

  • Faturalar / fatura düzeltmeleri ilgili fatura alıcı adresine gönderilmezse (aşağıdaki eke bakın), faturanız alınmadı olarak işaretlenecek ve işleme alınmayacaktır.
  • Lütfen faturaları / fatura düzeltmelerini yalnızca bu amaç için sağlanan Phoenix Contact fatura alıcı adreslerine gönderin.
  • Yalnızca Phoenix Contact fatura alıcı dosyasında adı geçen şirketler faturaları elektronik olarak alabilir.
  • E-posta başına farklı dosya adlarına sahip maksimum 50 PDF belgesi işlenebilir.

Aşağıda Phoenix Contact'taki fatura alıcılarının adreslerini ve PDF dosyasını göndermek için kullanılacak onay mektubunu bulacaksınız.

Sonraki adımlar

  1. Aşağıdaki adrese e-posta yollayın [purchase@phoenixcontact.com](mailto:purchase@phoenixcontact.com?subject=Participation%20in%20the%20e-billing%20procedure%20-%20Supplier%20name%2Fnumber&body=Dear%20Sir%20or%20Madam%2C%0A%0AI%20would%20like%20to%20participate%20in%20the%20e-billing%20process.%20Here%20you%20will%20find%20the%20necessary%20information%3A%0A%0A%20-%20Contact%20person%20as%20well%20as%20associated%20department%3A%0A%20-%20Company%20name%20and%20address%20of%20the%20registered%20office%3A%0A%20-%20Supplier%20number%20if%20available%3A%0A%20-%20Invoice%20sender%20address(es)%20(email)%3A%0A%0AYours%20sincerely%2C "purchase@phoenixcontact.com") aşağıdaki bilgilerle birlikte:
    • E-fatura konusunda ve ilgili bölümdeki irtibat kişiniz
    • Şirket adı ve iş yerinizin adresi
    • Tedarikçi numaranız (varsa)
    • Bize fatura göndereceğiniz bir veya daha fazla e-posta adresi (tercihen merkezi ve kişisel olmayan) belirtin (fatura gönderici adresleri)
    • E-posta konusu: “E-fatura sürecine katılım – tedarikçi adı/numarası”
  2. Phoenix Contact fatura alım adreslerini indirebilirsiniz
  3. Phoenix Contact onay mektubunu indirebilir ve arşivleyebilirsiniz
  4. E-postanızı bize gönderdikten 24 saat sonra, faturalarınızı Phoenix Contact fatura alım adreslerine e-postayla gönderebilirsiniz (indirme belgelerine bakınız).

Önemli: Aktivasyonun ardından ayrı bir e-posta almayacaksınız. Lütfen devam edin ve faturalarınızı gönderin.

[Evet, e-fatura sürecine katılmak istiyorum](mailto:purchase@phoenixcontact.com?subject=Participation%20in%20the%20e-billing%20procedure%20-%20Supplier%20name%2Fnumber&body=Dear%20Sir%20or%20Madam%2C%0A%0AI%20would%20like%20to%20participate%20in%20the%20e-billing%20process.%20Here%20you%20will%20find%20the%20necessary%20information%3A%0A%0A%20-%20Contact%20person%20as%20well%20as%20associated%20department%3A%0A%20-%20Company%20name%20and%20address%20of%20the%20registered%20office%3A%0A%20-%20Supplier%20number%20if%20available%3A%0A%20-%20Invoice%20sender%20address(es)%20(email)%3A%0A%0AYours%20sincerely%2C "purchase@phoenixcontact.com")