Обработка электронных счетов

Процесс для счетов в PDF

Регистрация электронных счетов

Предоставление счета в формате PDF позволяет не только снизить расходы, но и ускорить процесс передачи данных. Кроме того, вы поможете нам в обработке ваших счетов.

Качество Вашего счета определяет наш процесс обработки счетов, в частности соблюдение сроков оплаты в соответствии по договору.

Требования к процедуре электронных счетов

  • Обязанность архивировать у себя присланные нам счета (законодательство).
  • Использование только допустимого формата счетов.
    • Документ PDF в качестве вложения к электронному письму.
    • Документ PDF должен содержать только один счет.
  • Указание контактного лица по вопросам электронных счетов в Вашей компании.
  • Указание одного или нескольких, по возможности общих и не относящихся к конкретным лицам адресов электронной почты, с которых будут отправляться нам счета (счета, которые поступили с других адресов электронной почты, не принимаются в обработку).
  • В счете должен быть указан правильный номер заказа Phoenix Contact.
  • Мы не принимаем электронные счета, на которых указан общий налог с продаж и прочие трансакционные налоги, которые не имеют отношения к немецкому налогу на добавленную стоимость.
  • Соблюдение национальных правовых рамочных условий в части отправки электронных счетов.

Требования к отправке PDF

Дополнительно к общим стандартам качества приняты следующие требования относительно создания и отправки файлов PDF.

Создание документов

Просьба не отправлять сканированные документы. Файл PDF следует создавать непосредственно в исходной программе (ERP, Excel, Word.), используя функцию печати.

Требования к файлам

  • Тип файла: принимаются для обработки только незашифрованные документы с расширением .pdf.
  • Название файла: не использовать специальные символы (\ / : * ? „ < > |)
  • Размер файла: не более 50 Мбайт для одного файла PDF

Требования к отправке счетов по электронной почте

  • Если счета / корректировки счетов не отправляются на адрес получателя счетов (см. приложение ниже), то они попадают в категорию неполученных и не обрабатываются.
  • Просьба направлять счета / корректировки счетов только на специально предусмотренные для этого адреса получателей Phoenix Contact.
  • Электронные счета могут получать только те акционеры, которые перечислены в файле получателей счетов Phoenix Contact.
  • Одно электронное письмо может включать не более 50 документов PDF, имеющих разное название.

Далее перечислены адреса получателей счетов Phoenix Contact и согласие на отправку файлов PDF.

Следующие шаги

  1. Отправьте нам электронное письмо по адресу purchase@phoenixcontact.com с указанием следующей информации:
    • Ваше контактное лицо по вопросам электронных счетов, а также соответствующий отдел
    • Название и юридический адрес компании
    • Номер поставщика (при наличии)
    • Указание одного или нескольких электронных адресов (по возможности общих, а не личных), которые будут использоваться для отправки нам счетов (адреса отправителей счетов)
    • Тема электронного письма: «Участие в процедуре электронных счетов – название/номер поставщика»
  2. Загрузка адресов получателей счетов Phoenix Contact
  3. Загрузка и архивирование согласия Phoenix Contact
  4. Вы можете направлять счета в формате PDF через 24 ч после отправки электронного сообщения нам по адресам получателей счетов Phoenix Contact (см. «Загрузка документов») versenden.

Важно: Вы не получите отдельное электронное письмо E-Mail после активации. Просто начните!

Да, я хотел бы участвовать в процедуре выставления электронных счетов