Elektroniczne przetwarzanie faktur

Proces dla faktur PDF

Rejestracja do usługi e-faktur

Przesyłanie faktur w formacie PDF zapewnia nie tylko oszczędność kosztów, lecz również szybszy transfer danych. Ponadto ułatwia nam to przetwarzanie faktur.

Jakość Twojej faktury jest podstawą naszego procesu przetwarzania faktur, w szczególności w celu zapewnienia zgodnej z umową zapłaty kwoty faktury.

Wymagania dotyczące e-faktur

  • Obowiązek archiwizacji przesłanych nam faktur w swojej siedzibie (przepisy prawa).
  • Stosowanie wyłącznie dozwolonego formatu faktury.
    • Dokument PDF jako załącznik do wiadomości e-mail.
    • Dokument PDF może zawierać tylko jedną fakturę.
  • Podanie osoby kontaktowej do wystawiania e-faktur w firmie.
  • Wskazanie jednego lub kilku, najlepiej centralnych i nieosobistych adresów e-mail, z których będą wysyłane do nas faktury (faktury wysłane za pośrednictwem innych adresów e-mail nie mogą być dalej przetwarzane).
  • Na fakturze musi być podany prawidłowy numer zamówienia Phoenix Contact.
  • Nie akceptujemy e-faktur, na których naliczony jest ogólny podatek od sprzedaży i inne podatki związane z transakcją, inne niż niemiecki podatek VAT.
  • Zgodność z krajowymi przepisami prawnymi dotyczącymi wysyłania faktur elektronicznych.

Wymagania dot. wysyłania PDF

Poza ogólnymi standardami jakości istnieją następujące wymagania dotyczące tworzenia i wysyłania plików PDF.

Tworzenie dokumentów

Nie należy przesyłać dokumentów zeskanowanych. Plik PDF należy tworzyć bezpośrednio z programu źródłowego (ERP, Excel, Word) za pomocą funkcji wydruku.

Wymagania dotyczące plików

  • Typ pliku: akceptowane i przetwarzane są wyłącznie niezaszyfrowane dokumenty o rozszerzeniu .pdf.
  • Nazwa pliku: bez znaków specjalnych (\ / : * ? „ < > |)
  • Rozmiar pliku: maks. 50 MB na plik PDF

Wymagania dotyczące wiadomości e-mail do wysyłki faktur

  • Jeśli faktury / korekty faktur nie zostaną wysłane na odpowiedni adres odbiorcy faktury (patrz załącznik poniżej), faktura zostanie oznaczona jako nieotrzymana i nie będzie przetwarzana.
  • Faktury / korekty faktur należy przesyłać wyłącznie na podane w tym celu adresy odbiorców faktur Phoenix Contact.
  • Tylko spółki wymienione w pliku odbiorców faktur Phoenix Contact mogą otrzymywać faktury drogą elektroniczną.
  • W jednej wiadomości e-mail można wysłać maksymalnie 50 dokumentów PDF o różnych nazwach.

Poniżej podane są adresy odbiorców faktur w firmie Phoenix Contact oraz pismo ze zgodą na wysyłanie PDF.

Następne kroki

  1. Wyślij do nas e-mail na adres purchase@phoenixcontact.com z następującymi informacjami:
    • Osoba kontaktowa w sprawie E-Building oraz odpowiedni dział
    • Nazwa i adres firmy
    • Numer dostawcy (jeśli został nadany)
    • Podanie jednego lub więcej adresów e-mail (w miarę możliwości adresów ogólnych, a nie osobistych), z którego będą wysyłane do nas faktury (adresy nadawcy faktur)
    • Temat wiadomości e-mail: „e-faktura – nazwa/numer dostawcy“
  2. Pobierz i archiwizuj adresy odbiorców faktur Phoenix Contact
  3. Pobierz i archiwizuj pismo ze zgodą Phoenix Contact
  4. Faktury PDF możesz przesłać do nas 24 h po wysłaniu do nas wiadomości e-mail na adresy odbiorców faktur Phoenix Contact (patrz dokumenty do pobrania).

Ważne: Po aktywacji nie otrzymasz osobnej wiadomości e-mail. Możesz od razu zaczynać!

Tak, chcę uczestniczyć w procedurze e-billingu