Elektronische Rechnungsverarbeitung

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E-Billing Elektronischer Rechnungsempfänger

Unterstützen Sie uns bei der Optimierung der Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Rechnungsversand per PDF

Mit der Übertragung Ihrer Rechnung mittels PDF sichern Sie sich neben Kosteneinsparungen auch eine schnellere Übertragung der Daten. Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der Optimierung der Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Phoenix Contact-Prozess für PDF-Rechnungen  

Phoenix Contact-Prozess für PDF-Rechnungen

Qualitätsstandards für Rechnungen

Die Qualität Ihrer Rechnung ist die Basis für unseren Rechnungsverarbeitungsprozess, um insbesondere die vertragsgemäße Zahlung des Rechnungsbetrages zu gewährleisten.

Anforderung an das E-Billing Verfahren

  • Verpflichtung, die uns zugestellten Rechnungen bei sich zu archivieren (Gesetzgebung).
  • Ausschließliche Verwendung des zulässigen Rechnungsformats.
    • PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
    • In einem PDF darf nur eine Rechnung enthalten sein.
  • Angabe eines Ansprechpartners für das E-Billing Verfahren in Ihrem Hause.
  • Angabe einer oder mehrerer, möglichst zentraler und nicht-personengebundener E-Mail-Adressen, von derer aus Sie die Rechnungen an uns versenden (Rechnungen, die über andere E-Mail-Adressen versendet werden, können nicht weiter verarbeitet werden).
  • Die korrekte Phoenix Contact-Bestellnummer ist auf der gestellten Rechnung auszuweisen.
  • Wir akzeptieren per E-Billing keine Rechnungen, auf denen General Sales Tax und sonstige transaktionsbezogene Steuern, die keine deutsche Umsatzsteuer darstellen, berechnet werden.
  • Einhaltung nationaler rechtlicher Rahmenbedingungen zum Versand elektronischer Rechnungen.

Anforderungen an den PDF-Versand

Zusätzlich zu den allgemeinen Qualitätsstandards bestehen nachfolgende Anforderungen an die Erstellung und den Versand von PDF-Dateien.

Bitte keine gescannten Belege senden. Die PDF-Datei ist direkt aus dem Quellprogramm (ERP, Excel, Word.) über die Druckfunktion zu erstellen.

  • Dateityp: Es werden nur unverschlüsselte Dokumente mit der Dateiendung .pdf akzeptiert und verarbeitet.
  • Dateiname: Keine Sonderzeichen (\ / : * ? „ < > |)
  • Dateigröße: Maximal 50 MB pro PDF-Datei

Rechnungsversand:

  • Bitte senden Sie ausschließlich Rechnungen / Rechnungskorrekturen an die dafür vorgese­henen Phoenix Contact-Rechnungsempfänger-Adressen.
  • Nur die in der Phoenix Contact-Rechnungsempfänger-Datei genannten Gesellschaften können Rechnungen elektronisch empfangen.
  • Pro E-Mail können maximal 50 PDF-Dokumente mit unterschiedlichen Dateinamen verarbeitet werden.

Nachfolgend finden Sie die Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen und das Zustimmungsschreiben für den PDF-Versand.

Beschreibung Sprache Stand
Phoenix Contact Rechnungsempfänger [PDF, 19 KB] Deutsch 22.08.2018
Phoenix Contact Invoice addresses [PDF, 18 KB] Englisch 22.08.2018
Zustimmungsschreiben für PDF-Versand [PDF, 25 KB] Deutsch 22.08.2018
Approval letter for PDF dispatch [PDF, 25 KB] Englisch 22.08.2018

Nächste Schritte

  1. Senden Sie uns eine E-Mail an purchase@phoenixcontact.com mit den folgenden Informationen:
    - Ihren Ansprechpartner zum Thema E-Billing sowie die zugehörige Abteilung
    - Firmierung und Adresse Ihres Geschäftssitzes
    - Ihre Lieferantennummer sofern vorhanden
    - Angabe einer oder mehrerer, möglichst zentraler und nicht personengebundener E-Mail-Adressen, von denen aus Sie die Rechnungen an uns versenden (Rechnungsabsenderadressen)
    - Betreff der E-Mail: „Teilnahme am E-Billing-Verfahren – Lieferantenname/-nummer“
  2. Download relevanter Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen
  3. Download und Archivierung des Phoenix Contact-Zustimmungsschreibens
  4. 24 Stunden nach Versand Ihrer E-Mail an uns, können Sie unter Beachtung der Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen (siehe Download-Dokumente) Ihre Rechnungen per E-Mail versenden.

PHOENIX CONTACT
GmbH & Co. KG

+49 52 35/3-4 10 33

Daniela Müller

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