Fatturazione elettronica

Registrazione e-billing

Con la trasmissione della tua fattura in formato PDF, oltre a risparmiare sui costi, garantisci anche un inoltro rapido dei dati. Inoltre, ci supporti nell'ottimizzazione dell'elaborazione delle tue fatture.

Requisiti di qualità della fattura

La qualità della tua fattura è alla base del nostro processo di elaborazione. In particolare, ci consente il pagamento regolare dell'importo della fattura.

  • Il numero d'ordine corretto è riportato sulla fattura. Il numero d'ordine deve essere il più possibile separato dagli altri dati e privo di dati aggiuntivi.
  • La fattura è conforme ai requisiti dei soggetti passivi ai fini IVA.
  • La fattura contiene l'importo lordo, netto e l'importo dell'imposta.
  • L'indirizzo della fattura deve corrispondere a quello riportato sull'ordine legato alla fattura in questione.
  • Inviaci la fattura originale in forma semplice. Non inviarci alcuna copia della fattura.
  • La fattura deve avere una buona qualità di stampa e deve essere ben leggibile. Si raccomanda la scelta dello sfondo bianco.
  • Indica il numero creditore sulla fattura.
  • La fattura deve contenere i dati sulla quantità, unità, prezzo singolo e valore totale netto.
  • Specifica la valuta col codice ISO (ad es. EUR).

Requisiti aggiuntivi per il caso specifico di una fattura priva di riferimento all'ordinazione

Inserisci il nome completo del richiedente.

Oltre ai requisiti di qualità, inserisci anche uno dei due riferimenti specifici di Phoenix Contact nella fattura:

  • Indirizzo e-mail del richiedente (ad es. mario.rossi@phoenixcontact.com)
  • Centro di costo del richiedente (ad es. centro di costo 108000)

Requisiti della procedura di e-billing

  • Obbligo per legge di archiviare la fattura inviataci.
  • Utilizzo esclusivo del formato di fatturazione ammesso.
    • Documento PDF come allegato e-mail.
    • Il documento PDF può contenere una sola fattura.
  • Inserimento di un partner di contatto per la procedura di e-billing nella tua azienda.
  • Inserimento di uno o più indirizzi e-mail (possibilmente in modalità centralizzata e non personale), dal quale invii le tue fatture. Le fatture che vengono inviate da altri indirizzi e-mail non possono essere elaborate.
  • Sulla fattura è riportato il numero d'ordine corretto di Phoenix Contact.
  • Il nostro sistema di e-billing non accetta fatture contenenti il calcolo della General Sales Tax o di altre imposte legate alla transazione, in quanto non computabili ai fini della dichiarazione fiscale tedesca.
  • La fattura contiene le condizioni quadro giuridiche vigenti a livello nazionale per l'invio di fatture elettroniche.

Requisiti dell'invio PDF

In aggiunta agli standard qualitativi già esistenti sono presenti i seguenti requisiti per l'allestimento e l'invio di file PDF.

Allestimento della documentazione

Non inviare fatture scansionate. Crea un file PDF direttamente dal programma fonte (ERP, Excel, Word) utilizzando la funzione di stampa.

Informazioni sui file

  • Tipo di file: vengono accettati ed elaborati solo documenti non codificati con l'estensione file .pdf.
  • Nome file: nessun carattere speciale (\ / : * ? „ < > |)
  • Dimensioni file: max. 50 MB per file PDF

Convenzioni e-mail invio fattura

  • Se una fattura o una rettifica della fattura non viene inviata all'indirizzo corretto (vedi allegato in basso), la tua fattura non viene contrassegnata come ricevuta e non viene elaborata.
  • Invia esclusivamente fatture o rettifiche alle fatture agli indirizzi riportati nei destinatari delle fatture di Phoenix Contact.
  • Solo le società elencate nel file dei destinatari delle fatture di Phoenix Contact possono ricevere le fatture per via telematica.
  • Per ciascuna e-mail è possibile elaborare un massimo di 50 documenti PDF con vari nomi di file.

Di seguito trovi gli indirizzi dei destinatari delle fatture presso Phoenix Contact e la dichiarazione di consenso all'invio in formato PDF.

Passi successivi

  1. Inviaci un'e-mail purchase@phoenixcontact.com con le seguenti informazioni:
    • Il tuo partner di contatto in materia di e-billing e il rispettivo settore di appartenenza
    • Sottoscrizione e indirizzo della tua sede sociale
    • Il tuo codice fornitori (se disponibile)
    • Inserimento di uno o più indirizzi e-mail (possibilmente in modalità centralizzata e non personale), dal quale invii le tue fatture (indirizzi del mittente della fattura)
    • Oggetto dell'e-mail: "Partecipazione alla procedura di e-billing – nome/codice fornitore"
  2. Download degli indirizzi dei destinatari della fattura Phoenix Contact
  3. Download e archiviazione della dichiarazione di consenso Phoenix Contact
  4. Puoi inviarci le fatture in formato PDF 24 ore dopo l'invio della tua e-mail agli indirizzi dei destinatari della fattura di Phoenix Contact (vedi documenti di download).