Elektronische Rechnungsverarbeitung
E-Billing-Registrierung
Mit der Übertragung Ihrer Rechnung mittels PDF sichern Sie sich neben Kosteneinsparungen auch eine schnellere Übertragung der Daten. Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der Optimierung der Bearbeitung Ihrer Rechnungen.
Die Qualität Ihrer Rechnung ist die Basis für unseren Rechnungsverarbeitungsprozess, um insbesondere die vertragsgemäße Zahlung des Rechnungsbetrags zu gewährleisten.
Anforderungen an das E-Billing-Verfahren
- Verpflichtung, die uns zugestellten Rechnungen bei sich zu archivieren (Gesetzgebung).
- Ausschließliche Verwendung des zulässigen Rechnungsformats.
- PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
- In einem PDF darf nur eine Rechnung enthalten sein.
- Angabe einer Ansprechpartnerin oder eines Ansprechpartners für das E-Billing-Verfahren in Ihrem Haus.
- Angabe einer oder mehrerer, möglichst zentraler und nicht-personengebundener E-Mail-Adressen, von derer aus Sie die Rechnungen an uns versenden (Rechnungen, die über andere E-Mail-Adressen versendet werden, können nicht weiterverarbeitet werden).
- Die korrekte Phoenix Contact-Bestellnummer ist auf der gestellten Rechnung auszuweisen.
- Wir akzeptieren per E-Billing keine Rechnungen auf denen General Sales Tax und sonstige transaktionsbezogene Steuern, die keine deutsche Umsatzsteuer darstellen, berechnet werden.
- Einhaltung nationaler rechtlicher Rahmenbedingungen zum Versand elektronischer Rechnungen.
Anforderungen an den PDF-Versand
Zusätzlich zu den allgemeinen Qualitätsstandards bestehen folgende Anforderungen an die Erstellung und den Versand von PDF-Dateien.
Dokumentenerstellung
Bitte keine gescannten Belege senden. Die PDF-Datei ist direkt aus dem Quellprogramm (ERP, Excel, Word ...) über die Druckfunktion zu erstellen.
Dateikonventionen
- Dateityp: Es werden nur unverschlüsselte Dokumente mit der Dateiendung .pdf akzeptiert und verarbeitet.
- Dateiname: Keine Sonderzeichen (\ / : * ? „ < > |)
- Dateigröße: Maximal 50 MB pro PDF-Datei
E-Mail-Konventionen Rechnungsversand
- Falls Rechnungen / Rechnungskorrekturen nicht an die zutreffende Rechnungsempfängeradresse versandt werden (siehe Anhang unten), wird Ihre Rechnung als nicht empfangen gekennzeichnet und nicht verarbeitet.
- Bitte senden Sie ausschließlich Rechnungen / Rechnungskorrekturen an die dafür vorgesehenen Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen.
- Nur die in der Rechnungsempfängerdatei von Phoenix Contact genannten Gesellschaften können Rechnungen elektronisch empfangen.
- Pro E-Mail können maximal 50 PDF-Dokumente mit unterschiedlichen Dateinamen verarbeitet werden.
Nachfolgend finden Sie die Adressen der Rechnungsempfänger bei Phoenix Contact und das Zustimmungsschreiben für den PDF-Versand.
Nächste Schritte
- Senden Sie uns eine E-Mail an purchase@phoenixcontact.com mit den folgenden Informationen:
- Ihre Ansprechpartnerin oder ihr Ansprechpartner zum Thema E-Billing sowie die zugehörige Abteilung
- Firmierung und Adresse Ihres Geschäftssitzes
- Ihre Lieferantennummer (wenn vorhanden)
- Angabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen (möglichst zentral und nicht personengebunden), von denen aus Sie die Rechnungen an uns versenden (Rechnungsabsenderadressen)
- Betreff der E-Mail: „Teilnahme am E-Billing-Verfahren – Lieferantenname/-nummer“
- Download der Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen
- Download und Archivierung des Phoenix Contact-Zustimmungsschreibens
- Sie können Ihre PDF-Rechnungen 24 h nach Versand Ihrer E-Mail an uns an die Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen (siehe Download-Dokumente) versenden.
Wichtig: Sie erhalten keine separate E-Mail nach Freischaltung. Bitte einfach loslegen!