Elektronische Rechnungsverarbeitung

E-Billing-Registrierung

Mit der Übertragung Ihrer Rechnung als PDF sichern Sie sich neben Kosteneinsparungen auch eine schnellere Übertragung der Daten. Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der Optimierung der Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Anforderungen an die Rechnungsqualität

Die Qualität Ihrer Rechnung ist die Basis für unseren Verarbeitungsprozess. Insbesondere wird damit die vertragsgemäße Zahlung des Rechnungsbetrags sichergestellt.

  • Die korrekte Bestellnummer ist auf der Rechnung aufgeführt. Die Bestellnummer ist möglichst freistehend und ohne direkt angehängte Zusatzangaben.
  • Die Rechnung erfüllt die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen.
  • Die Rechnung enthält den Brutto-, Netto- und Steuerbetrag.
  • Die Rechnungsanschrift ist identisch mit der auf der Bestellung vermerkten Rechnungsanschrift.
  • Senden Sie uns das Rechnungsoriginal in einfacher Ausfertigung zu. Senden Sie uns keine Rechnungskopien.
  • Die Rechnung muss eine gut lesbare Druckqualität aufweisen. Wählen Sie möglichst einen weißen Hintergrund.
  • Vermerken Sie Ihre Kreditorennummer auf der Rechnung.
  • Die Rechnung muss Angaben zu Menge, Einheit, Einzelpreis, und Nettogesamtwert aufweisen.
  • Geben Sie die Währung im ISO-Code an (z. B. EUR).

Zusatzanforderungen für den Ausnahmefall einer Rechnung ohne Bestellbezug

Geben Sie unbedingt den vollständigen Namen des Anforderers an.

Geben Sie zusätzlich zu den Qualitätsanforderungen eine der zwei folgenden Phoenix Contact-spezifischen Referenzen auf der Rechnung an:

  • E-Mail-Adresse des Anforderers (z. B. max.muster@phoenixcontact.com)
  • Kostenstelle des Anforderers (z. B. Kostenstelle 108000)

Anforderungen an das E-Billing-Verfahren

  • Sie sind gesetzlich verpflichtet, die uns zugestellte Rechnung bei sich zu archivieren.
  • Ausschließliche Verwendung des zulässigen Rechnungsformats.
    • PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
    • In dem PDF-Dokument darf nur eine Rechnung enthalten sein.
  • Angabe eines Ansprechpartners für das E-Billing Verfahren in Ihrem Haus.
  • Angabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen (möglichst zentral und nicht-personengebunden), von denen aus Sie die Rechnungen an uns versenden. Rechnungen, die über andere E-Mail-Adressen versendet werden, können nicht weiterverarbeitet werden.
  • Auf der gestellten Rechnung steht die korrekte Phoenix Contact-Bestellnummer.
  • Wir akzeptieren per E-Billing keine Rechnungen, auf denen General Sales Tax und sonstige transaktionsbezogene Steuern, die keine deutsche Umsatzsteuer darstellen, berechnet werden.
  • Die Rechnung hält die nationalen rechtlichen Rahmenbedingungen zum Versand elektronischer Rechnungen ein.

Anforderungen an den PDF-Versand

Zusätzlich zu den allgemeinen Qualitätsstandards bestehen folgende Anforderungen an die Erstellung und den Versand von PDF-Dateien.

Dokumentenerstellung

Senden Sie keine gescannten Belege. Erstellen Sie die PDF-Datei direkt aus dem Quellprogramm (ERP, Excel, Word.) über die Druckfunktion.

Dateikonventionen

  • Dateityp: Es werden nur unverschlüsselte Dokumente mit der Dateiendung .pdf akzeptiert und verarbeitet.
  • Dateiname: Keine Sonderzeichen (\ / : * ? „ < > |)
  • Dateigröße: Maximal 50 MB pro PDF-Datei

E-Mail-Konventionen Rechnungsversand

  • Wenn eine Rechnung oder Rechnungskorrektur nicht an die zutreffende Adresse versandt wird (siehe Anhang unten), wird Ihre Rechnung als nicht empfangen gekennzeichnet und nicht verarbeitet.
  • Senden Sie ausschließlich Rechnungen oder Rechnungskorrekturen an die dafür vorgesehenen Adressen der Phoenix Contact-Rechnungsempfänger.
  • Nur die in der Rechnungsempfängerdatei von Phoenix Contact genannten Gesellschaften können Rechnungen elektronisch empfangen.
  • Pro E-Mail können maximal 50 PDF-Dokumente mit unterschiedlichen Dateinamen verarbeitet werden.

Nächste Schritte

  1. Senden Sie uns eine E-Mail an financeswiss@phoenixcontact.com mit den folgenden Informationen:
    • Ihrem Ansprechpartner zum Thema E-Billing sowie die zugehörige Abteilung
    • Firmierung und Adresse Ihres Geschäftssitzes
    • Ihre Lieferantennummer (wenn vorhanden)
    • Angabe einer oder mehrerer E-Mail-Adressen (möglichst zentral und nicht personengebunden), von denen aus Sie die Rechnungen an uns versenden (Rechnungsabsenderadressen)
    • Betreff der E-Mail: „Teilnahme am E-Billing-Verfahren – Lieferantenname/-nummer“
  2. Sie können Ihre PDF-Rechnungen 24 Stunden nach Versand Ihrer E-Mail an uns an die Phoenix Contact-Rechnungsempfängeradressen versenden.